RAZONES

Tanto las organizaciones públicas como las privadas están rediseñando y aligerando sus procesos empresariales. poniendo un énfasis creciente en el cliente. El éxito de estas iniciativas depende de la compresión que se tenga del propio éxito de esta iniciativas depende de la comprensión que se tenga del propio cliente, esto es, de sus preferencias, comportamientos y necesidades, así como de la capacidad de la compañía para responder adecuadamente a ellas. En esta situación, la mayoría de las organizaciones disponen de abundante información sobre la que trazar sus proyectos. Desafortunadamente, si la infraestructura existente no dispone de los medios para la creación, uso, gestión, acceso y puesta a disposición de los datos relevantes, y todo ellos se hace de manera efectiva, la organización verá totalmente frustrados los esfuerzos por capitalizar su base informativa.

Ni los intentos de automatización fragmentada, ni los pedidos unilaterales de aplicaciones montadas sobre grandes sistemas, ni las plataformas físicas incompatibles, ni los programas informáticos dispares, ni los datos inaccesibles, satisfacen las necesidades para que los sistemas informáticos sean un componente esencial, indispensable y estratégico del servicio prestado, y permitirán cumplir los objetivos empresariales y de servicio de la mayoría de las organizaciones. Se hace cada vez más necesaria una revisión de la metodología de la planificación, para tener en cuenta las relaciones entre planificación empresarial e infraestructura técnica.

Es muy importante que se plantee cumplir con las exigencias de:

—  satisfacer las necesidades de los clientes;

—  responder a los cambios de las estructuras organizativas;

—  obtener ventajas de las concepciones de sistemas abiertos;

—  homologarse con los estándares industriales existentes;

—  proporcionar sistemas físicos, programas informáticos y recursos de datos que sean distribuidos y accesibles, y estén debidamente coordinados;

—  apoyar a lo procesos de rediseño;

—  responder a las exigencias de cambio;

—  ser fácil de usar, y

—  reconocer la importancia de los datos como recursos de la organización.

Desde una perspectiva puramente tecnológica la mayoría de las formas de organización de sistemas informativos reconocen que los datos necesitan ser gestionados, pero pocas organizaciones llegan a darse cuenta de que el conocimiento, que reside en las bases de datos de la organización, puede suministrar los medios para hacer avanzar a la empresa de una manera más rápida, adelantando a sus competidores en este proceso. La primera empresa de un sector industrial que reconozca y explote el valor de un tipo determinado de información, que a menudo estará  también disponible para el resto del sector, ganará ventaja competitiva sobre las demás.

La Gestión de los Recursos Informáticos (GRI) concibe a la empresa con una visión amplia, no plegándose estrechamente a las exigencias de ningún grupo o departamento en particular.

Todo plan estratégico de GRI contiene una descripción las posibilidades y exigencias de la información dentro de la empresa, con la intención de satisfacerlos y proporcionar las siguientes prestaciones:

—  desarrollo de sistemas destinados a apoyar los objetivos estratégicos y operativos;

—  incrementar la integración de tecnologías, lo que permitirá compartir mejor la información para cubrir las cambiantes necesidades de los que hayan de tomar las decisiones;

—  identificar y adoptar las normas tecnológicas apropiadas sobre la informática, que permitan minimizar la dependencia de los proveedores particulares de sistemas físicos y programas informáticos;

—  identificar las oportunidades para mejorar la relevancia y adecuación de la información suministrada y de las actividades llevadas a cabo;

—  una infraestructura tecnológica que apoye el plan estratégico de negocio;

—  minimización de datos o procesos duplicados, y eventualmente inconsistentes entre sí, dentro del conjunto de sistemas informáticos de la empresa;

—  ordenación en el tiempo de los proyectos a ejecutar, y

—  mayor justificación económica de las actividades de mantenimiento y de desarrollo de sistemas.

La información es un activo que no tiene precio. La GRI es la propia estrategia seguida por la empresa, así como su posición respecto a las metas. objetivos y retos a los que se enfrenta. Para los propósitos de esta Declaración, se supone que la organización correspondiente ha:

ALCANCE DE ESTA DECLARACIÓN

1. La base que fundamenta el proceso de planificación estratégica de la GRI es la propia estrategia seguida por la empresa, así como su posición respecto a las metas, los objetivos y retos a los que se enfrenta. Para los propósitos de esta Declaración, se supone que la organización correspondiente a:

—   definido qué de empresa desea ser;

—   identificado sus procesos empresariales básicos;

—   identificado y analizado los factores que resulten críticos para su éxito futuro;

—   definido sus mercados;

—   estudiado el sector industrial al que pertenece y sus competidores, y

—   identificado sus fortalezas y debilidades.

2. Los principios descritos en esta Declaración son amplios pero fundamentados; orientaciones sobre las preferencias en la gestión o en la dirección, objetivos y conceptos para guiar el desarrollo y uso de los ordenadores, equipo de telecomunicaciones y programas informáticos que apoyen el entorno de la GRI. Hay circunstancias que pueden indicar que la empresa debe seguir una determinada dirección, por ejemplo comprar o construir sus propias aplicaciones, o bien subcontratar la función informática. En tales casos, la metodología sugerida en esta Declaración suministrará un enfoque de sistemas y un marco apropiado para llevar a cabo el proceso de toma de decisiones.

3. Los principios están sujetos a modificación, de acuerdo con el tamaño y el tipo de actividad, y también a medida que la tecnología va evolucionando o las exigencias de la empresa cambian. La adopción de estos principios tendrá un impacto profundo en la gestión de la tecnología, la estructura y configuración de los medios técnicos, así como en la entrega de servicios responsables y valiosos a los clientes y a los consumidores.

4. Partiendo de la utilización del plan estratégico de actividades de la empresa, esta Declaración tiene como objetivo delinear el proceso de creación del plan de GRI. El plan de GRI habrá de ser una herramienta de ayuda en el diseño e implantación de los sistemas informáticos necesarios para apoyar al plan general de la empresa.

5. Esta Declaración contiene una discusión sobre los objetivos de la GRI, los conceptos fundamentales implicados en la misma y las funciones y responsabilidades asociados con ella. También describe las siguiente fases, correspondientes al proceso de planificación de la GRI:

—  traducción del plan estratégico de actividades de la empresa en necesidades estratégicas de información;

—  construcción de modelos empresariales basados en las necesidades estrategias de información;

—  construcción de las arquitecturas objetivo que se deriven de los modelos empresariales;

—  creación de un plan estratégico de implantación que especifique cómo implantar las arquitecturas objetivo, y

—  revisión posterior a la implantación, para asegurar que la GRI está efectivamente consiguiendo sus objetivos enunciados.

HACIENDO EMPRESAS BASADAS EN EL CONOCIMIENTO

6. De acuerdo con Vita Cassesse, Vicepresidente de Sistemas de Investigación de Mercados del grupo farmacéutico Pfizer Inc., con sede en New York: "La tecnología es sólo un pequeño componente de un continuo... no se puede gestionar eficazmente la información sin saber cómo y porqué se necesita comunicarla" ⁽¹⁾. Igualmente importantes es la necesidad de reconocer que la tecnología informática no puede, por sí misma, transformar simples datos en conocimiento Thomas H. Davenport, Director del Programa de Gestión de los Sistemas Informáticos de la Universidad de Texas, en Austin, afirma que "Nadie puede decir que no está interesado en cómo hacer un uso efectivo a menos que se tenga un cierto grado de dominio sobre este particular" ⁽²⁾.

7.  En el entorno actual de empresa basada en el conocimiento, no existe ninguna persona que desempeñe funciones relacionadas con la tecnología informática, o bien gestione una empresa u otro tipo de organización, que no piense en la información como un activo. El dato de si la persona en concreto está en una empresa técnica o pertenece al sector de la informática es irrelevante, porque el problema real en todo caso es el mismo, y se centra en cómo ensamblar una infraestructura, con el mejor y más apropiado contenido (esto es la información) a través de la cual puedan fluir las soluciones a las necesidades de la organización en cuestión. Este es el reto más importante cuando el entorno empresarial, tan volátil, de nuestros días converge con la dinámica del entorno tecnológico moderno.

8. Muchos aspectos o sucesos que caracterizan el mundo empresarial de hoy pueden tener un efecto profundo sobre cómo debe, la organización, sincronizar la actividad y su tecnología. En muchos casos, tales sucesos son externos e incontrolables. No obstante, es responsabilidad de cada organización incorporar estas circunstancias no planeadas (y, a menudo, no deseadas)  en su actividad empresarial diaria. Con el objeto de suministrar el apoyo necesario para poder aplicar las recomendaciones de esta Declaración en la dirección apropiada, se va a proceder a discutir, a lo largo de los próximos párrafos, algunos de los retos más significativos.

El nuevo papel de la tecnología informática

9. Hay retos fundamentales que se están desarrollando, dentro de la aplicación de los ordenadores en la empresa, cada uno de los cuales afecta a un nivel diferente de la organización. La tecnología informática apoya la implantación y mantenimiento de una estructura de equipo de alto rendimiento, permitiendo que la organización funcione como un conjunto de empresas integradas, a pesar de la posible autonomía de sus unidades componentes, así como alcanzar y desarrollar nuevas relaciones con otras organizaciones externas, para convertirse así en una especie de empresa extendida.

10. La empresa virtual (esto es, un enfoque radical de la transformación organizativa de la que resulta una entidad flexible, capaz de responder y efectiva, diseñada para satisfacer las demandas de un mercado que radica físicamente en muchos puntos distantes), no hubiera sido posible sin la sofisticada tecnología informática con la que hoy se cuenta. " A diferencia de los productores de ayer, la corporación virtual puede usar la tecnología informática para superar las barreras impuestas por el tiempo y por la distancia... Al final de este siglo, el entorno informático tenderá a carecer de restricciones, y la tecnología será suficientemente portátil como para pasar a formar parte del bagaje diario trabajo de cada persona... Ya hoy, incluso la tecnología básica, es más que una herramienta: es un miembro ubicuo del equipo de trabajo, que lleva a cabo de tareas del equipo rutinario y repetitivo, y se ocupa de acumular información acerca de de los procesos, de los productos o servicios y del eventual cliente. Con el paso del tiempo, la explotación coherente de esta información puede dar a la organización una ventaja competitiva, suponiendo que ésta puede y quiere tomar el camino apropiado" ⁽³⁾.

La preponderancia de los programas informáticos ya elaborados

11. Hoy muchos paquetes de programas de ordenador están diseñados específicamente para aplicaciones concretas, y para empresas integradas verticalmente, siendo independientes de los equipos físicos utilizados, es decir, que pueden ser instalados en muchas plataformas diferentes y en equipos de cualquier tamaño. En consecuencia, en muchos casos es más efectivo, desde el punto de vista de los costes, adquirir tales programas estandarizados que desarrollar aplicaciones con códigos propios. Lo mejor que se puede hacer tales situaciones es perseguir, de forma agresiva si es preciso, la documentación respecto a las exigencias que suponen tales programas, antes de proceder a seleccionar uno concreto. En tal caso contrario, es siempre fácil seleccionar el programa de aplicación que cumple la mayoría de las características deseadas, independientemente de si cumple o no las exigencias de procesamiento de la organización , o si puede o no acomodarse a sus necesidades informativas. Si bien los programas ya elaborados pueden, en la mayoría de los casos, adaptarse a todas las necesidades, en el caso de que las modificaciones exigidas sean muchas, puede quedar poco de los códigos originales del programa tras la adaptación, que en consecuencia podría resultar costosa y difícil de mantener. No obstante "comprar en lugar de construir" es el estilo de comportamiento que muchas organizaciones eligen cuando necesitan instalar nuevas aplicaciones informáticas.

Importancia de la flexibilidad tecnológica

12. Existen tres tipos de desarrollos tecnológicos, distintos pero relacionados entre sí, que son claves para la flexibilidad y para la aceptabilidad:

—   Sistemas abiertos, que están basados en estándares independientes de cualquier proveedor, y están comúnmente disponibles en el mercado. Debido a la oportunidad que representan de migración hacia nuevos sistemas y de poner al día tecnologías basadas en las propias exigencias de la organización, la elección de una política de sistemas abiertos puede producir una reducción de los costes relacionados con las tecnologías informáticas y suministrar determinados beneficios que representen valores añadidos, tales como un riesgo reducido de dependencia del proveedor, flexibilidad en la arquitectura, mejora de la interoperatividad entre aplicaciones, fácil migración hacia las eventuales novedades, tecnologías innovadoras y mucho más poder de decisión a la hora de elegir programas ya elaborados.

—   "Sistemas cliente-servidor, que se construyen a partir de componentes ya preparados y estandarizados, y que pueden expandirse a medida que sea necesario y ser distribuidos a medida que resulte apropiado para las necesidades de la organización" ⁽⁴⁾.

—   "Sistemas orientados hacia objetos, que son construidos a partir de un modelo común extensible. Los objetos con funciones específicas se utilizan para construir el sistemas deseado. Las alteraciones de un sistema de esta clase pueden ser hechas fácilmente, ya sea para acomodarlo a las exigencias de las actividades cambiantes o para incorporar ⁽⁵⁾ determinadas mejoras al mismo".

Emergencia de nuevos sistemas de trabajo

13. La tasa de cambio organizativo es acelerada. Diariamente nos encontramos con nuevas maneras de hacer las cosas, nuevas herramientas para utilizar, nuevas cosas para hacer y diferentes personas para llevarlas a cabo. A medida que las empresas programan su propia reingeniería para adaptarse al entorno, aparecen nuevos problemas en los planes estratégicos que deben desarrollar, y cada uno de ellos demanda un nuevo modelo de tecnología informática, como por ejemplo:

—  productividad de los trabajadores del conocimiento y de los trabajadores dedicados a los servicios;

—   calidad;

—   capacidad de respuesta;

—   globalización o mundialización;

—   subcontratación;

—   posibilidades de asociación, y

—   responsabilidad social y medioambiental

14. Las organizaciones están llevando a cabo las acciones y tomando decisiones difíciles, que con frecuencia conducen a cambios irreversibles. El cambio continuo es una parte más de los programas de gestión de la calidad; los cambios radicales periódicos son una parte de los procesos de reingeniería de las empresas; la reducción de la mano de obra es una parte del adelgazamiento de las compañías; y, por último, el cambio desde el trabajo personal al de trabajo informático en grupos es parte del movimiento hacia la potenciación del trabajo en equipo. No hay duda de que la supervivencia será difícil si no se examinan y modifican de forma importante las estructuras organizativas, el contenido de las tareas, las políticas y prácticas relativas a los recursos humanos y, desde luego, la provisión de una infraestructura tecnológica que solucione los problemas de acceso a la información, que es el ingrediente clave de las empresas actuales.

15. Los nuevos sistemas de trabajo han de sacar partido de las relaciones sinérgicas que se pueden dar entre las personas, los procesos y la tecnología. Si se ha de alcanzar el objetivo de mejorar la productividad, la nueva tecnología. Si se ha de alcanzar el objetivo de mejorar la productividad, la nueva tecnología y los nuevos sistemas de trabajo deben cambiar la naturaleza de las tareas a realizar. La cultura corporativa, cualquiera que sea su filosofía, quedará afectada a medida que el flujo de trabajo y las responsabilidades de los empleados empiecen a cambiar. La dirección de la empresa debe, por último, evaluar este nuevo entorno empresarial y responder adecuadamente a las reacciones de los empleados.

16. Así como esperamos que el uso de la tecnología sea obvio, debemos centrarnos en desarrollar en los empleados una intuición que les permita sacar al máximo partido a la tecnología. Una cuestión a resolver es qué se puede esperar razonablemente del comportamiento de los empleados. Para desarrollar el nivel necesario de conocimiento en el personal, éste debe ser sometido a situaciones de aprendizaje. Los recursos técnicos por sí solos no pueden suministrar el tipo de entrenamiento y habilidades que son necesarias en la empresa para manejarlos. Por eso, es extremadamente importante que los profesionales de los recursos humanos sean socios en estos programas de desarrollo de personal en entornos tecnológicos.

PAPEL DE LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS INFORMÁTICOS (GRI)

17. En el pasado, la información era considerada sólo un recurso interno, pero hoy, los datos de una determinada empresa pueden ser parte de una base de datos de conocimientos de tipo nacional o internacional. Por ejemplo, es de esperar que muchos escenarios de reforma sanitaria lleven a sistemas nacionales o locales de informática sanitaria, en los que comparta un lenguaje común ⁽⁶⁾.

18. El plan estratégico de la organización que describir cómo van a se los avance y desarrollos en el futuro. El plan estratégico de GRI debe centrarse en cómo la información y la tecnología pueden apoyar las metas y objetivos marcados por la estrategia de la empresa. Las estrategias de GRI han de ser creativas y flexibles para cubrir las necesidades actuales y las potencialmente expandidas en el futuro. Es necesario para la organización que el plan IRM se mire en el espejo de la estrategia corporativa; por ejemplo, si la estrategia de la empresa pone énfasis en el servicio al cliente, el plan de GRI también debe hacerlo.

19. La GRI es una metodología de planificación de sistemas informáticos de carácter estratégico que pone énfasis en la importancia de la información como un recurso más de la empresa. Se centra en el diseño, implantación y mantenimiento de una tecnología, de unos procesos y de un sistema de información equilibrados. En el entorno GRI, la tecnología no se concibe como un fin en sí misma, sino como un medio para ayudar a que la empresa haga mejor las cosas, así como de un modo más rápido y más barato ⁽⁷⁾.

20. Para una organización actual, no es infrecuente tener un sistema informático de clientes para gestionar la cartera de clientes, ni un sistema informático contable para gestionar su cartera de inversiones financieras, ni un sistema informático de personal y nóminas para gestionar toda la información referente a los empleados, ni un sistema informático de control de almacenes para gestionar sus inversiones en materias primas. Todos estos detalles sobre la organización, los hábitos de compra de sus clientes, las fluctuaciones de precios de los proveedores, las diferencias de cambio en moneda extranjera, etc., proporcionan información que podría ser utilizada para obtener muchas ventajas. GRI es el término utilizado para describir la función que supone gestionar, organizar y coordinar los recursos consistentes en datos, para que apoyen mejor las actividades de la empresa ⁽⁸⁾. En este contexto, los sistemas de información están considerados como el esqueleto de los recursos de datos de valor para la organización, que facilitan los medios para emprender esas actividades.

21. Un sistema informático es un conjunto de componentes relacionados entre sí, esto es, ordenadores, datos, recursos humanos, telecomunicaciones, etc., con múltiples relaciones e interacciones entre ellos. Los sistemas de gestión informática que pueden llamarse efectivos son el producto de un entorno GRI cuidadosamente construido.

22. Con frecuencia, es difícil discernir dónde terminan los sistemas informáticos y dónde empieza el entorno. Para el resto de la década de los noventa es probable que el entorno en el que se plantea, diseña y desarrolla la GRI se caracterice por tener unas prioridades complejas y conflictivas, por causa de fenómenos como la reingeniería de procesos, la gestión de la calidad total, la reducción del tamaño de las empresas, las fusiones, las adquisiciones y la volatilidad  económica general. Este hecho sólo sirve para incrementar la necesidad de un enfoque de sistemas para el cambio, es decir, uno que pueda suministrar un marco estable en el que los cambios puedan tener cabida. La GRI suministra suministra los principios, parámetros y normas que definen el entorno en el que la tecnología informática pueda organizarse debidamente, desarrollando al mismo tiempo los sistemas de información.

OBJETIVOS DE LA GRI

23. EL objetivo fundamental de la GRI es asegurar que los sistemas informáticos de la organización prestan apoyo a la dirección estratégica y a los planes de actividad que lleva a cabo, realzando la calidad, a los planes de actividad que lleva a cabo. realzando la calidad, aplicabilidad, accesibilidad y valor de los recursos informativos de la empresa. Su éxito potencial en cualquier organización depende de la aceptación de cuatro principios fundamentales:

—  Los datos son recursos valiosos que necesitan una gestión apropiada.

—  Existe la posibilidad de compartir la mayor parte de los datos.

—  La habilidad para compartir y usar más eficazmente los datos es un factor crítico de éxito para muchas empresas.

—  Los sistemas informáticos deben incorporar una visión amplia de la empresa.

24. Un programa efectivo de e GRI ha de contemplar una vigilancia continua sobre el entorno, para detectar las oportunidades que vayan a favor de las actividades de la organización. Los planificadores de la tecnología informática deben poseer una concepción estratégica de cómo los sistemas de información pueden incrementar las oportunidades disponibles para la organización, y también deben saber cómo extender los límites tradicionales de la empresa para incluir enlaces con los recursos informativos de los clientes y de los proveedores.

25. David Norton apunta, en el capítulo de su libro denominado "Paso a paso" ⁽⁹⁾, que "Los límites tradicionales carecen de sentido. En la organización del futuro, los componentes básicos serán los mismos, pero los límites del sistema diferirían, al igual que las relaciones entre las partes internas del mismo".

26. Las organizaciones deben poner énfasis en el plan estratégico de GRI para obtener una ventaja competitiva, por cuanto están inmersas en una era de automatización creciente y competición a escala mundial. Los sistemas de información pueden ayudar a dar a las funciones de la empresa un mayor desarrollo, a mejorar la toma de decisiones de gestión, a crear nuevos productos y actividades y a promover las relaciones con proveedores y clientes.

DESARROLLO DE UN PLAN ESTRATÉGICO DE GRI

27. La meta última de un plan estratégico de GRI efectivo es el diseño, puesta en funcionamiento y mantenimiento de un entorno de recursos informáticos integrados sin aristas, que responda correctamente a la necesidad de flujos de información entre las diferentes funciones, a la vez que contenga la flexibilidad y adaptabilidad necesarias para responder al cambio incesante en la tecnología y en el mundo empresarial. La exigencia a plantear en este plan es que proporcione un conjunto de posibilidades de trasporte de datos, y conexiones en la gestión de los mismos, que sean susceptibles de ser utilizadas por cada función dentro de la empresa, pero que a la vez no sean exclusivas ni propiedad de ninguna de ellas ⁽¹⁰⁾. Sin un plan así no habrá objetivos, ni medidas ni, a la postre, se podrán obtener resultados.

28. Hay tres etapas clave en la planificación que precede a la introducción de las técnicas de GRI en una organización:

1) Determinación de las exigencias estratégicas para los recursos informáticos.

2) Evaluación del entorno existente.

3) Diseño de la GRI.

29. Como se muestra en la Ilustración 1, el proceso de planificación comienza con una definición de la dirección que va a seguir la empresa, lo que constituye el fundamento de todas las etapas subsiguientes. La planificación estratégica de la actividad de la organización asegura que ésta comprende sus factores críticos, así como qué debe haber bien para tener éxito y cómo debe medirse el grado de éxito alcanzado. Por su parte, el proceso de planificación estratégica proporciona una oportunidad para identificar las áreas vulnerables, que deben ser objeto de una supervisión más estrecha, y deben estar sujetas a controles más estrictos. Todo esto ayuda a la organización a trazar su curso futuro. Los factores críticos para alcanzar el éxito, así como los criterios de medida utilizados, pueden variar de una organización a otra, y pueden también cambiar con el tiempo para cada entidad en particular, dependiendo del entorno empresarial y de la dirección que lleve ésta. Los ejemplos típicos de las áreas en la que una organización debe hacer correctamente las cosas para tener éxito, en la próxima década, son el servicio al cliente, el desarrollo de nuevos productos y el control de costes.

30. La estrategia empresarial guía el proceso de determinación de qué información requiere la empresa para apoyar sus objetivos, así como si el entorno existente (sistemas, procesos, información, estructura organizativa, etc) apoya o puede apoyar, la consecución de los objetivos planteados para la empresa.

31.Las cuestiones tecnológicas se abordan en la tercera fase, donde se diseña la infraestructura de la organización. El esquema diseñado toma la forma de un conjunto de "arquitecturas objeto", esto es, arquitectura de sistemas y recursos, arquitectura de aplicaciones y arquitectura técnica, cada  una de las cuales describe un componente particular de la infraestructura a construir. Este plan es conceptualmente similar a los planos que se utilizan en arquitectura, y se ocupa de describir qué sistemas físicos, qué programas informáticos y qué bases de datos son necesarias para cumplir con los requisitos estratégicos de carácter informático previamente identificados. Las arquitecturas objetivo sirven también para guiar el diseño de la infraestructura organizativa y del plan de recursos y sistemas.s.

30. La estrategia empresarial guía el proceso de determinación de qué información requiere la empresa para apoyar sus objetivos, así como si el entorno existente (sistemas, procesos, información, estructura organizativa, etc) apoya o puede apoyar, la consecución de los objetivos planteados para la empresa.

32. Este conjunto de arquitectura objetivo apoya el desarrollo del plan estratégico de GRI, el cual a su vez asegura la tecnología apropiada y la infraestructura de la información para potenciar los objetivos elegidos. también articula cómo la empresa puede hacer el uso más efectivo de la información, de los ordenadores, de la tecnología de las bases de datos, de las herramientas de apoyo a la decisión y de las telecomunicaciones, en combinación con otros recursos que también contribuyen a llevar a cabo su misión como organización. El plan de GRI refleja el enfoque de las actividades de la organización, centrada su énfasis objetivos y metas tales como el servicio al cliente, llegar a ser el proveedor más económico, en la expansión y en la descentralización, estableciendo claramente cómo la organización GRI puede apoyar a la finalidad que persigue la empresa.

33. Los siguientes principios guían el desarrollo de una estrategia GRI efectiva:

—   Debe estar ligada a la estrategia de la empresa.

—   Los procesos relacionados con varias funciones a la vez son el eje central de la dimensión planificadora.

—   La infraestructura tecnológica debe representar un "modelo de la actividad empresarial".

34. Una vez hay sido diseñado entorno GRI, se desarrolla el plan de actuación y, como es de carácter iterativo, según se muestra en la Ilustración 1, irá seguido de un ciclo de revisión. Puesto que el panorama económico, de los mercados y de la tecnología informática cambia en intervalos de 12 a 18 meses, es importante repetir este ejercicio al menos cada dos años. Todo el proceso de planificación e implementación de la GRI es iterativo, y la duración de los ciclos depende de las exigencias empresariales, los cambios en el entorno y los avances de la tecnología informática. Si el entorno GRI es un espejo de la empresa, los ciclos de revisión no se deben abandonar, de forma que los ajustes del entorno se lleven a cabo cuando sean necesarios.

Determinación de las exigencias estratégicas en cuanto a recursos informáticos

35. Es importante identificar las iniciativas concretas que puedan ayudar a obtener una visión general de la actividad de la empresa. Al estar basada en la rentabilidad a largo plazo de la propia empresa, esta visión aportará la justificación para avanzar con las implicaciones de la GRI. Una GRI efectiva exige que los sistemas informáticos estén diseñados para apoyar los factores críticos de éxito y los procesos que constituyen el núcleo de la organización, tal y como han sido previamente identificados en el plan estratégico de actividad.

36. Por ejemplo, un proceso perteneciente al núcleo de la organización puede ser la "mercadotecnia del producto", y un factor crítico para el éxito en un plan estratégico de la empresa puede ser la expansión del número de clientes. El estudio cuidadoso de este factor, en el contexto de la organización, podría revelar que las estrategias comerciales y la promoción de ventas necesitan una revisión. Los datos críticos para apoyar esta revisión pueden estar constituidos, entre otras cosas, por información acerca de posibles clientes.

37. El reto puede consistir en animar a los gestores de la empresa a implicarse en el proceso de planificación de recursos informáticos, así como a incrementar el conocimiento que el grupo de tecnología informática tiene sobre el proceso de planificación general de la entidad. La comprensión de la tecnología y de los bloques construidos con información básica es esencial para llegar a diseñar algo que puede hacer más fácil la actividad de la organización.

38. Se sugiere que un grupo de planificación, formado por un ejecutivo del área informática con otros ejecutivos de las demás áreas funcionales clave, celebren una serie de reuniones de planificación para examinar los factores críticos de éxito. Es importante permitir la reconsideración del proceso para asegurar que el análisis es completo y para determinar las áreas donde debe centrarse la atención. Todo este proceso se puede hacer de forma más simplificada en las organizaciones que cuentan con un Director de Informática, el cual será miembro del grupo de dirección de la empresa y, como tal, estará también implicado en la planificación de los ciclos de actividad de la empresa desde el principio.

39. En el pasado, el papel principal de la planificación de sistemas informáticos puede haber estado centrado en determinar cómo aplicar la tecnología a la autorización de tareas. Al utilizar la filosofía de la GRI, sin embargo, las cuestiones más relevante pueden ser las siguientes: "¿Cómo se puede aplicar la tecnología para obtener ventajas competitivas?" "¿Cómo se puede conseguir la mejor información para los que deben decisiones?" "¿Dónde se encuentran las mejores oportunidades para añadir valor a través de los recursos de tratamiento de la información?".

40. En esta etapa, el resultado que se obtiene del proceso de planificación es una lista específica de los procesos y datos críticos para los objetivos y la marcha de la organización. Se trata de las exigencias estratégicas a satisfacer en etapas posteriores del proceso de desarrollo y planificación de la información.

Evaluación del entorno actual

41. el punto de partida para desarrollar el nuevo plan de GRI es una combinación de los planes, presupuestos, procesos y sistemas existentes. El propósito de la reconsideración de la situación actual, es desarrollar una evaluación completa y adecuada del entorno, tal como funciona en la actualidad. La información recogida en este estado proporcionará el marco para la evaluación de los riesgos y ventajas de los cambios propuestos, lo que servirá para estructurar el plan y cambiar la filosofía de gestión. Puede actuar, asimismo, como un importante mecanismo de retroalimentación para suministrar a los usuarios información relevante sobre las mejoras que se necesitan, o sobre las oportunidades que se ofrecen para realizar estas mejoras.

42. Se revisarán tanto los proyectos en curso como los que se encuentren en fase de planificación, al objeto de preparar un resumen del proyecto que contenga su descripción, su estado actual de desarrollo y las previsiones para su terminación, así como una estimación de sus costes. Algunos de los proyectos pueden quedar "en espera", de momento, si dependen de tecnologías o decisiones que puedan cambiar radicalmente por la introducción del plan de GRI.

43. La revisión de los presupuestos debe centrarse en los costes existente, con el fin de determinar cuáles de ellos están relacionados con las operaciones corrientes, cuáles con el mantenimiento de los sistemas actuales, qué otros con el desarrollo de nuevos sistemas y también qué costes supone la gestión del departamento informático. Es también útil, en este estadio, revisar los arrendamientos a largo plazo y los acuerdos de licencia para determinar los eventuales costes de cancelación o de renovación.

44. La revisión de los sistemas debe centrarse en obtener información acerca de:

—   Variables de tipo demográfico descriptivo: su edad, los lenguajes utilizados para desarrollarlos, el número de programas, el sistema utilizado para acceder a los ficheros o los programas de bases de datos usados, entorno de equipos físicos, etc.

—   Estado de mantenimiento: fecha de la última mejora, mantenimiento planificado, calidad técnica, puesta al día y calidad de la documentación existente.

—   Funcionalidad del sistema: problemas de los usuarios, necesidades no atendidas, disponibilidad de los datos y resultados de los procesos, integridad y seguridad de los datos, relevancia presente y futura del sistema para las actividades de la empresa.

45. Los procesos y actividades que constituyen el núcleo se definirán y describirán de acuerdo con los siguientes extremos:

—   Resultados deseados: ¿cuáles son los resultados y salidas medibles?

—   Punto de partida: ¿dónde "empieza" la actividad? ¿cómo se produce su lanzamiento?

—   Enlaces tecnológicos: dentro de la actividad desarrollada ¿dónde, cómo y por qué enlazarse con la tecnología existente?

—   Enlaces inter e intra organización: ¿dónde, cómo y por qué enlaza la actividad con otras actividades de la empresa u otras unidades dentro de la misma?

—   Enlaces externos: ¿dónde, cómo y por qué enlaza la actividad con agencias externas, con clientes y con proveedores?

—   Propiedad y responsabilidad: ¿quién es el "propietario" de la actividad? ¿quién es el responsable, en términos generales, de los resultados obtenidos?

—   Punto final: ¿dónde y por qué causa termina la actividad? ¿qué medidas se aplican para su terminación, marcos temporales, volúmenes u objetivos?

ILUSTRACIÓN 2

CUESTIONES A AFRONTAR EN LA EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS

46. La actividad de evaluación será, necesariamente, de carácter iterativo por naturaleza y, si se contestan las cuestiones relacionadas en la Ilustración 2 cuanto antes en el curso del proceso de planificación, se ayudará a los planificadores a obtener una mejor comprensión de:

—  el inventario de los diferentes niveles de puestos a cubrir y de la competencia necesaria para cubrirlos, así como a anticipar los posibles cambios;

—  equipos y otros recursos, así como la previsión de los posibles cambios;

—  políticas y procedimientos en vigor;

—  tecnología informática, tanto el entorno existente cono el esperado;

—  flujo de información;

—  enlaces con otras competencias de la organización relativas a la infraestructura y agencias externas, incluyendo sus sistemas informáticos, y

—  factores de producción, entregas, clientes e indicadores claves del rendimiento.

Definición del entorno de los recursos informáticos