Introducción

1. Se entiende como inversión en capital fijo a los gastos para la adquisición de activos inmovilizados o de larga vida, de los que se espera una corriente de beneficios. Tales gastos suponen el compromiso de la organización para producir y vender productos en el futuro, así como de embarcarse en otras actividades. Por tanto, las decisiones de inversión en capital fijo son la base de la futura rentabilidad de la empresa.

2. Las actividades de inversión a largo plazo se componen de dos diferentes procesos: a) la toma de decisión y b) la implantación de la decisión, la cual puede incluir la ejecución de una evaluación posterior. Esta Declaración Internacional de Prácticas trata sólo con el primero de los procesos.

3. El material que sigue prescribe procedimientos a seguir al tomar la decisión de inversión en capital fijo. Para su presentación, se divide en tres secciones. La Sección I discute sobre el desarrollo de las estimaciones cuantitativas. La Sección II presenta los modelos de decisión. La Sección III describe la administración del proceso de toma de decisiones de inversión.

4. La decisión de inversión en capital fijo se deriva, de y está estrechamente ligada con, la planificación estratégica de la empresa, la cual es un esfuerzo por parte de ésta para definir su misión y objetivos, así como las políticas y estrategias que se seguirán para alcanzarlos.

5. Las estimaciones y predicciones son de vital importancia para la decisión de inversión en capital fijo. Cualquier proceso sofisticado de análisis de la información financiera, o de administración de la decisión relacionada con un proyecto, es de poco valor si se utiliza, al desarrollar esas estimaciones, un método superficial. Los fundamentos de la buena planificación de inversiones son las predicciones fiables relativas a las oportunidades de venta, a la tecnología en competencia, a las acciones probables de los competidores y autoridades públicas, a los volúmenes y precios de venta, a los costes de explotación, a las variaciones en el capital circulante, a los impuestos a pagar y a los costes de capital del equipamiento. La dirección efectiva de las decisiones de inversión en activos fijos, por tanto, exige el diseño y puesta en funcionamiento de controles para asegurar que las proyecciones son realistas y que las decisiones se toman en el momento oportuno.

6. La estimación de costes y beneficios de un proyecto de inversión debe mostrar las diferencias que resultan de llevar a cabo la inversión. La información importante es la variación en los flujos de tesorería resultantes de la realización del proyecto, que se denominará en el futuro «principio diferencial».

7. El grado de precisión necesario para las estimaciones relacionadas con la decisión de inversión en capital fijo depende de:

Estimaciones de inversión en capital fijo

8. La inversión fija comprende todos los costes necesarios para dejar el activo en plena capacidad de explotación. Entre ellos están los costes de equipamiento, instalación, instrucción del personal, comisiones, pruebas iniciales, existencias de repuestos, etc. Usualmente, la inversión en capital fijo para un proyecto puede estimarse con mayor precisión que los demás factores necesarios para la decisión de inversión en capital, fundamentalmente porque la inversión fija se realiza en un futuro muy próximo, mientras que los ingresos y costes de explotación se desarrollan a los largo de la vida del proyecto.

9. La forma más simple de estimar los costes de la inversión es ajustar el valor de la inversión en otro proyecto, ya conocido, de naturaleza similar. La forma más compleja de estimación exige un plan detallado del proyecto, del cual se deducen los costes de los elementos individuales y los demás costes. Entre una y otra forma existen varias intermedias que pueden suministrar aproximaciones adecuadas a la cuantía de la inversión requerida. Por ejemplo, el coste de un edificio puede ser aproximado mediante la estimación del coste por metro cuadrado de construcción multiplicado por la superficie requerida para el mismo.

10. En lugar de ofertas por parte de los suministradores y fabricantes, pueden obtenerse a menudo estimaciones rápidas, esto es, sin gran consumo de tiempo, utilizando información disponible a través de publicaciones.

11. Si el proyecto implica la reposición de equipamiento ya existente, deben ser tenidas en los flujos netos de tesorería, ya sean positivos o negativos, resultantes del desmontaje y venta del mismo.

Estimaciones de inversión en capital circulante

12. El análisis a efectuar incluye estimaciones de todos los tipos de inversión requeridos por el proyecto. Entre ellos pueden encontrarse incrementos (o decrementos) de tesorería, cuentas a cobrar, cuentas a pagar o existencias. Tales variaciones iniciales en el capital circulante deben ser incluidas en los cálculos, así como deben incluirse también las variaciones del mismo al final de la vida económica del proyecto.

El horizonte económico de vida útil

13. A menudo, es difícil estimar la vida de un proyecto, es decir, su horizonte de planificación. El criterio a utilizar es la posibilidad continuada de generar flujos de tesorería u otros beneficios intangibles. La vida económica de un proyecto es la menor entre su vida física, su vida tecnológica y la vida del producto en el mercado.

14. La vida física representa el período de tiempo necesario para que el activo se desgaste hasta tal punto que no pueda ser mantenido su funcionamiento eficiente por más tiempo y deba ser reemplazado. No obstante, los equipos son a menudo vendidos antes de que su vida física expire.

15. La vida tecnológica es el período de tiempo que transcurre hasta que esté disponible una nueva máquina o proceso que deje obsoletos a los que están siendo considerados. Aunque se sabe, casi con seguridad, que todas las máquinas y procesos existentes experimentarán mejoras en el tiempo, es más difícil responder a las preguntas de qué máquinas o procesos concretos serán mejorados y cuándo estarán en el mercado las innovaciones en cuestión. Ignorar la vida tecnológica de un producto o proceso implica igualar vida física y vida tecnológica del mismo.

16. Aunque una máquina pueda estar en excelentes condiciones físicas, y puede no haber máquina mejor en el mercado, su vida económica ha finalizado tan pronto como el producto deja de ser comercializado por la empresa. La vida económica de la máquina puede terminar porque la operación particular ejecutada por ella deja de ser necesaria, ya sea por causa de un cambio en el estilo del producto o porque el mercado para el producto en si ha desaparecido.

17. La vida económica proyectada para obtener retornos sobre la inversión es particularmente importante si el proyecto se desarrolla en un período relativamente corto de tiempo, por ejemplo diez años, y se convierte en menos importante a medida que la duración del proyecto es mayor. Por tanto, es particularmente importante que se tengan en consideración las estimaciones de la vida económica si existe alta probabilidad de que ésta sea corta.

18. Por causa de la incertidumbre inherente a la realización de estimaciones muy distantes en el tiempo, especialmente las relacionadas con el volumen de ventas, algunas empresas utilizan un límite arbitrario para el horizonte de planificación usado en el análisis. Este horizonte de planificación puede ser menor que la vida útil estimada del proyecto. En algunas organizaciones se utilizan diez años. En ciertas empresas, los flujos de tesorería producidos tras este horizonte se ignoran en aras del conservadurismo, o bien si no resultan significativos para el proyecto. Otras empresas aplican un valor estimado arbitrario a los beneficios económicos obtenidos tras el horizonte de planificación.

Estimaciones de mercado

19. En los siguientes párrafos se discuten algunos métodos para realizar estimaciones de mercado.

20. En el estudio de mercado se realizan las previsiones de ingresos por venta a lo largo de la vida del proyecto. El estudio debe describir exhaustivamente todas las facetas de la posición de la compañía en el mercado y estimar el grado de riesgo comercial asociado al proyecto. Además, suministra información sobre las tendencias de la demanda, de la oferta y del precio en el mercado total abarcado, y también realiza previsiones específicas sobre la cuota de mercado, el volumen de ventas, la contribución neta y los costes de venta, así como qué competidores existen en el mercado y cómo pueden reaccionar.

21. Normalmente, estas estimaciones se derivan del establecimiento de suposiciones relativas al entorno económico y las condiciones generales de las empresas, con el fin de estimar el potencial total de mercado, subdividido por usos finales, regiones y principales clientes, para terminar con estimaciones del potencial específico de ventas disponible en el mercado.

22. Al desarrollar las previsiones de ventas, debe ser tenida en cuenta la posible obsolescencia de los productos o servicios. En los productos que tienen una vida corta, la empresa no debe competir necesariamente siendo el productor más barato, sino introduciendo innovaciones. La previsión de demanda debe, por tanto considerar factores tales como los siguientes: frecuencia de introducción de nuevos productos, tiempo de entrega y flexibilidad en el proceso de adaptación a las preferencias de los clientes. Tales consideraciones deben también ser tenidas en cuenta en el proceso de selección del equipo en el que se va a invertir.

23. Las relaciones significativas entre las ventas de la empresa y los indicadores para el mercado total u otras estadísticas del sector, pueden determinarse mediante el análisis de correlaciones.

24. Una forma alternativa de proyectar las ventas es usar fuentes internas de datos, tales como la información suministrada en los informes de los vendedores, así como información complementaria, como la obtenido a través de entrevistas o investigaciones de mercado, de estadísticas de crédito y del conocimiento general del cliente y su situación competitiva.

25. Con cualquiera de los dos anteriores métodos pueden obtenerse un conjunto de posibles resultados, a los que puede asociarse una cifra de probabilidad. La cifra apropiada a utilizar es la media ponderada ⁽¹⁾ de los posibles resultados. Esta cantidad se conoce como valor esperado. No obstante, en muchos proyectos tal distribución de probabilidad no es factible o no resulta útil.

26. La previsión de demanda debe identificar tanto los posibles competidores como su cuota de mercado. La capacidad productiva existente y la potencialmente disponible deben, entonces, ser valoradas en relación con la demanda prevista, para mostrar así la cuantía y calendario de las necesidades de expansión. Las posibilidades de expansión de los competidores y de la economía deben también ser consideradas junto con los ciclos de vida de su producto y de la tecnología correspondiente.

27. La previsión de las tendencias en el precio es, con frecuencia, el área más difícil de las estimaciones de mercado. Sin embargo, pueden obtenerse guías valiosas del análisis de equilibrio entre la oferta y demanda, así como de la estimación de las condiciones económicas de los competidores. También debe considerarse la elasticidad de la demanda en relación con el precio. A menudo se necesita un cuidadoso estudio del ciclo de vida del producto puesto que, en la fase de desarrollo de un nuevo producto, el precio es con frecuencia alto, baja a medida que la demanda alcanza niveles de madurez, y por fin se reduce fuertemente cuando aparecen nuevos sustitutos en el mercado.

28. Los análisis de la oferta, demanda y precio se consolidan dando lugar a previsiones específicas relativas a la cuota de mercado, volumen de ventas y flujo de entradas de tesorería anuales a lo largo de la vida esperada de proyecto. Además, es importante poner de manifiesto las hipótesis importantes manejadas, la fiabilidad de los datos del mercado y, si fuera de interés, calcular los intervalos de confianza de las estimaciones. Haciendo esto, se transmite el grado de riesgo comercial asociado con el proyecto, y puede ser evaluado la sensibilidad de los resultados del proyecto a los errores en las cifras de tipo comercial manejadas.

Estimaciones del coste de explotación

29. Al estimar los costes de explotación de las inversiones, debe tenerse en cuenta lo siguiente:

30. Los costes de personal deben incluir, además de la carga de salarios directos, las horas extraordinarias y todos los pagos asociados a los gastos de personal, incluyendo costes de pensiones y otros beneficios que obtengan los trabajadores.

31. A menudo el ahorro de parte del tiempo de algunos trabajadores da lugar a ahorros en los costes de personal.

32. Normalmente, puede esperarse a largo plazo que el tiempo liberado por esos trabajadores pueda ser utilizado productivamente en otras actividades, o bien que el ahorro de tiempo acumulado pueda llevar a una reducción en el número de empleados.

33. Las reducciones de costes de los proyectos incluyen, a menudo, mejoras en la eficiencia que, o bien reducen el consumo de material o bien incrementan la producción. El producto adicional obtenido debe ser valorado según el beneficio probable que pueda obtenerse del mismo.

34. Con frecuencia, el cálculo del coste diferencial de los servicios (agua, energía, transportes, servicios informáticos) puede presentar problemas. El proyecto de inversión puede suponer un menor consumo de tales servicios debido a las mejoras en la eficiencia. En tal caso, el efecto sobre el coste diferencial del proyecto depende de qué se puede hacer con el servicio no consumido. Si pueden ser evitados algunos pagos por costes asociados con el mantenimiento del servicio en los niveles previos a la implantación del proyecto de inversión, la cantidad correspondiente puede ser tratada cono un ahorro en los costes pagados (coste negativo). Si la porción de servicio ahorrado puede ser usada en otro lugar, y podría ser adquirida para ese uso alternativo, entonces la cantidad ahorrada por no haberlo tenido que comprar para tal propósito puede constituir el ahorro derivado del proyecto de inversión. Por el contrario, si la porción de servicio ahorrado no pudiera ser usada en otro lugar y debiera ser pagada, no existe ahorro incremental de coste por llevar a cabo la inversión (el coste se mantendría con independencia de la realización de la inversión).

35. Normalmente, los costes de mantenimiento deben ser los que se espera incurrir en cada uno de los años de vida del proyecto. En ocasiones puede estar justificado el uso de una media. Del uso de medias resultará, en ocasiones, un mayor coste de mantenimiento para los primeros años. Deben tenerse en consideración los costes de las revisiones periódicas. Deben también hacerse estimaciones de los costes incrementales por mantenimiento del material y los aprovisionamientos de explotación.

36. Al calcular los flujos de tesorería no debe tenerse en cuenta cantidad alguna en concepto de depreciación, puesto que es una distribución de los costes requeridos por la inversión para compensar con los ingresos a lo largo de la vida del proyecto. En el presupuesto de capital, el coste de la inversión es tomado en cuenta cuando se desembolsa dinero u otros medios líquidos equivalentes. Por ello, si la depreciación fuera tenida en cuenta al determinar los flujos de caja, el coste de la inversión seria impropiamente contabilizado dos veces. No obstante, al determinar la cuantía prevista de los impuestos, las dotaciones a las amortizaciones deben ser consideradas.

37. Deben estimarse apropiadamente los costes de seguros e impuestos relacionados con la propiedad de los bienes procedentes de la inversión.

38. En una empresa en expansión, también se expenden los departamentos de administración de fábrica y de servicios de apoyo, pero tal expansión puede no estar directamente relacionada con proyectos de inversión individuales. No obstante, debe ser estimada alguna cantidad para cubrir el coste de expansión necesario. Se sugiere utilizar los ratios generales de coste que estén disponibles en ese momento. Es necesario reconsiderar periódicamente esos ratios.

Estimación de valores finales (valor residual, de mercado o de liquidación)

39. El valor final de un activo fijo, al término de su vida útil debe calcularse restando a los precios esperados de venta los costes de desmantelamiento o restauración necesarios para la enajenación añadiendo cualquier cantidad de capital circulante asociado con el que se libere al venderlo.

Estimación de los efectos de la Inflación

40. El efecto producido por la inflación en un proyecto de inversión consiste en reducir el poder adquisitivo de los flujos de tesorería a medida que pasa el tiempo.

41. En la práctica se usan diferentes técnicas para reconocer el efecto de la inflación. Entre ellas están:

42. Posiblemente, la primera técnica es la más utilizada. Debe tenerse cuidado y asegurarse de que el efecto de la inflación no sé contabiliza dos veces, lo cual puede suceder si se utilizan simultáneamente dos de los métodos descritos en el párrafo anterior.

Análisis del riesgo

43. Existe riesgo al realizar el presupuesto de capital cuando pueden ocurrir dos o más desenlaces. La evaluación cuantitativa de un proyecto de inversión en activo fijo exige realizar predicciones diferentes para un mismo suceso, a menudo lejanas en el tiempo. Como regla general, el riesgo asociado con la obtención de un flujo esperado de entrada o salida de tesorería, en un año determinado, aumenta a medida que ese momento se aleja en el tiempo, puesto que, a largo plazo, existen factores que no pueden ser previstos pero que afectan a los flujos líquidos.

44. Aunque muchas empresas no tienen en cuenta específicamente el riesgo, otras suministran la siguiente información:

Es de particular interés el dato de la cuantía en que puede modificarse una variable clave, permaneciendo constante lo demás, sin que el proyeco deje de cumplir los criterios de decisión utilizados.

Técnicas de evaluación

45. Hay diferentes técnicas disponibles para llegar a una decisión financiera relativa a un proyecto de inversión en activos fijos. Entre ellas se encuentran las siguientes:

46. La tasa interna de rendimiento, el valor actual neto y el coste equivalente anual utilizan flujos de tesorería descontados (F.T.D.). Estos FTD consideran el valor temporal del dinero al toma las decisiones financieras, mientras que los otros métodos no lo tienen en cuenta.

47. El método del período de recuperación (o período de recuperación descontado) es útil cuando:

48. Cuando se usa el método del período de recuperación, el período de recuperación exigido debe ser consistente con el que resultaría de aplica la tasa interna de rendimiento a proyectos de similares características.

49. El método de la tasa interna de rendimiento es útil cuando la dirección está especialmente preocupada con el efecto que, en los resultados financieros, va a tener una inversión de gran cuantía.

Ordenación de los proyectos de inversión

50. Muchas empresas tienen varios proyectos de inversión que son económicamente rentables, pero cuentan con recursos financieros limitados. Por ello, la entidad debe ordenar los proyectos y seleccionar aquéllos que prometan mayores rentabilidades.

51. Es posible que la dirección, en cualquier momento, esté considerando distintos proyectos a niveles de desarrollo diferentes. En cada uno de los escalones del proceso de evaluación, los proyectos se valoran y aceptan para pasarlos al próximo escalón, devolviéndolos al financiador para su rechazo o consideración más pormenorizada. Debe usase un procedimiento de ordenación en cada uno de los escalones. La ordenación de los proyectos sobre la base de criterios cuantitativos puede hacerse especificando una tasa de rentabilidad mínima deseada de los proyectos. Esta tasa mínima se denomina tasa exigida de rentabilidad (también tasa de descuento o tasa mínima). Se usa para calcular el valor actual neto de cada proyecto que sirve para ordenar todos los que se están considerando.

52. Los métodos de la tasa interna de rendimiento y del valor actual neto se usan también para resolver el problema del racionamiento de capital. Si se usa la tasa interna de rendimiento, cuanto más alta sea ésta, mejor será el proyecto. Si se utiliza el valor actual neto, es necesario primero dividir el valor presente de los flujos de caja por el importe de la inversión. Cuanto mayor sea la cifra resultante (denominada indica de rentabilidad), mejor será el proyecto.

Selección de la tasa exigida de rentabilidad

53. Al seleccionar la tasa exigida de rentabilidad para evaluar

Selección de la tasa exigida de rentabilidad

53. Al seleccionar la tasa exigida de rentabilidad para evaluar proyectos de inversión son utilizados, de forma generalizada, dos métodos: el coste de capital calculado o la tasa generalmente aceptada para el sector.

54. En teoría, la tasa de rentabilidad de un proyecto con riesgo medio debe ser al menos tan grande como el coste de capital de la empresa.

Evaluación de factores no cuantitativos

55. Las consideraciones cualitativas o de política empresarial pueden prevalecer sobre los criterios cuantitativos al establecer la ordenación o aceptación de los proyectos. Algunos ejemplos de consideraciones cualitativas son los siguientes:

Es importante considerar, en la aprobación de los proyectos, aspectos básicos no financieros tales como la protección de los inmuebles de la empresa, la seguridad, higiene y bienestar de los empleados, así como el cumplimiento con las regulaciones del gobierno en áreas tales como la polución.

Gobierno y organizaciones no lucrativas

56. El proceso correspondiente a las decisiones de inversión, dentro de las entidades gubernamentales y las organizaciones no lucrativas, es conceptualmente similar al de las organizaciones lucrativas y, aunque le método de estimación los costes y los beneficios es también similar, existen importantes diferencias a la hora de medir los beneficios.

57. Cuando es posible, tanto el gobierno como las organizaciones no lucrativas intentan medir por separado los costes financieros y los sociales. Los beneficios sociales pueden ser difíciles de cuantificar, pero en todo caso incluyen:

—   los beneficios directos para el contribuyente o asociado, y

—   los beneficios indirectos que atañen a los individuos o grupos que no son, o no pueden ser, contribuyentes o asociados.

58. La tasa de rentabilidad exigida para los fondos del gobierno o de las organizaciones no lucrativas es la que corresponde a los usos alternativos de tales fondos. Los métodos usados para evaluar proyectos de inversión, en este caso, son los mismos que se han descrito anteriormente.

59. En la Figura 1 se ha representado, en términos generales, el proceso que la organización puede usar al tomar la decisión de inversión en capital fijo ⁽³⁾. Esta Declaración sobre Práctica describe sólo el proceso de toma de decisiones, es decir, cubre hasta la decisión de aprobación final.   (Ver ilustración)

Manual de criterios a seguir

60. Cada uno de los proyectos de inversión en consideración compite por los recursos escasos disponibles, debiendo justificar la parte que de ellos se le destina. Deben establecerse procedimientos formales y reglas para asegurar que todos los proyectos se analizan con equidad y consistencia. Los directivos y supervisores que hacen las propuestas necesitan conocer qué espera la organización en cuanto al contenido de las mismas, y sobre qué bases van a ser evaluados sus proyectos. Por su parte, los directivos que tienen autoridad para aprobar proyectos específicos necesitan ejercer esta responsabilidad en el contexto de la politice global de inversiones de capital de la entidad (tal y como ha sido aprobada por el consejo de administración o el Órgano directivo que sea apropiado en cada caso).

61. La función de contabilidad de gestión, cuya tarea es el desarrollo de los controles internos en la entidad, tiene también la responsabilidad de coordinar las aportaciones de los diferentes grupos funcionales y de obtener la aprobación para ese manual de criterios.

62. El manual de criterios debe incluir especificaciones para los siguientes extremos:

Evaluación del proyecto preliminar

63. El primer paso formal de la decisión de inversión en activo fijo es el análisis del proyecto preliminar. Esta evaluación es, a menudo, necesaria:

64. Debe identificarse un patrocinador adecuado de cada proyecto, el cual ha de asegurar que la documentación exigida contiene toda la información necesaria para llegar a una decisión sobre la propuesta preliminar. La política de la entidad relativa a la preparación de estimaciones, en los proyectos de inversión, debe incentivar a los directivos a buscar y usar la experiencia de otros que puedan ayudar en la derivación de los flujos de tesorería.

La propuesta de adquisición

65. De toda la documentación necesaria en el proceso de decisión para invertir en activos fijos, la propuesta de adquisición es la más importante, puesto que el documento a partir del cual se pone en práctica la decisión tomada. Es la propuesta de autorización para realizar la inversión monetaria.

66. La propuesta de decisión es también usada para suministrar información sobre el calendario previsto y la cuantía de las entradas y salidas de tesorería.

67. El personal del área de contabilidad de gestión es, normalmente, responsable de la recogida y coordinación de la información pertinente, con el propósito de completar puntualmente y entregar la propuesta de adquisición. El personal de las áreas de comercialización y producción, así como los técnicos, ingenieros y otro personal pueden hacer contribuciones muy considerables. Mientras que la responsabilidad última sobre la preparación de la propuesta de adquisición debe ser asumida por el patrocinador del proyecto, la correspondiente al informe sobre desarrollo de la actuación de éste debe ser establecida. El responsable de la contabilidad de gestión, en tanto que miembro objetivo de la dirección, está colocado idóneamente para cumplir este papel.

68. Puesto que las decisiones sobre las principales adquisiciones tienen implicaciones a largo plazo sobre la futura rentabilidad de la compañía, son tomadas en los niveles altos de la dirección, o bien por el propio consejo de administración. Las personas que están implicadas en la decisión final no tienen porqué tener un conocimiento profundo de todos los aspectos del proyecto. Por consiguiente depositan su confianza en los hechos, estimaciones y evaluaciones contenidas en la propuesta de adquisición.

69. Las propuestas de adquisición deben prepararse para todas las inversiones en capital fijo por encima de una cantidad mínima, y deben exigirse también para gastos importantes, tales como los de reparaciones no rutinarias.

70. Además de lo anterior, se requieren propuestas de adquisición para la aportación de financiación suplementaria, cuando las estimaciones originales han sido sobrepasadas, así como para la retirada de activos que no se utilizan.

Documentación de la propuesta de adquisición

71. La información a incluir en una propuesta de adquisición debe diseñarse para mostrar lo siguiente:

72. La propuesta de adquisición debería dar una concisa y legible descripción del proyecto global. Debería indicar por qué se ha propuesto el proyecto, por qué debe ser llevado a cabo en el momento presente y por qué debe ser realizado en la forma propuesta. Debe también mostrar los lazos de unión con la estrategia, metas y objetivos de la empresa y de otros cualesquiera proyectos o programas concurrentes que se deriven del evaluado.

Ejemplos de razones para realizar la inversión en activo fijo son:

—   expansión,

—   mantenimiento del nivel actual de actividad,

—   reducción de coste o mejora de la calidad,

—   reemplazamiento,

—   modernización,

—   investigación y desarrollo,

—   protección de los inmuebles,

—   cumplimiento de requisitos legales, y

—   seguridad e higiene.

La clasificación debe ser hecha a medida para las necesidades de cada organización. Los primeros cinco ejemplos llevan por sí mismos al análisis de flujos de tesorería descontados (FTD), mientras que las inversiones de los últimos cuatro son a menudo evaluadas conforme a bases más cualitativas.

73. Existe generalmente más de un método para llevar a cabo un determinado proyecto, y las alternativas deben examinarse a fin de evaluar el efecto de las diferencias en los flujos de tesorería, costes de la inversión y otros factores. El informe debe mostrar que ha sido seleccionada la mejor alternativa. Por otra parte, cuando la realización del proyecto bajo consideración pueda perjudicar a la realización de otro, este hecho debe quedar claramente de manifiesto.

74. El informe debe estar ordenado lógicamente, de manera que los hechos que conducen a las conclusiones y los argumentos se desarrollen progresivamente. Debe suministrarse evidencia sobre lo adecuado y exhaustivo de los hechos, así como del grado de precisión de las estimaciones.

75. La propuesta de adquisición debe incluir un informe comercial cuando: a) esté implicado un cambio en la cantidad o calidad del producto, b) se requiere una inversión para mantener la cantidad o calidad del producto, o c) se produce un cambio en el mercado para el producto existente. El contenido de este informe ha quedado descrito en los párrafos 19 a 28.

76. La propuesta de adquisición debe incluir un informe de ingeniería y producción para aquéllos proyectos que supongan instalaciones, maquinaria u otros equipos fabriles. Debe contener todos los datos necesarios para la valoración de la naturaleza física de estos medios, la inversión necesaria y los rendimientos, la eficiencia y coste de la producción obtenido de los nuevos factores productivos. La capacidad de producción a instalar en virtud de proyecto considerado debe ser puesta de manifiesto. Cuando se produzca un aumento de la capacidad existente, deberá indicarse la capacidad total antes y después de la inversión a realizar. El lector debe ser capaz de valorar con precisión la importancia de cualquier riesgo tecnológico asociado con el nuevo equipo implicado por el proyecto.

77. Cuando sea apropiado, la propuesta de adquisición debe ir acompañada de un informe de investigación y desarrollo. En el mismo se debe presentar un resumen conciso del estado de los conocimientos de la organización, así como definir las incertidumbres con respecto a la tecnología relacionada con el producto o proceso asociado al proyecto.

78. Cuando las nuevas adquisiciones liberen activos existentes, una propuesta de retiro debe acompañar como parte integrante a la propuesta de adquisición.

79. Las propuestas de retiro deben indicar claramente si el activo debe ser vendido o retenido para uso futuro. Si es retenido, se requiere una justificación para hacerlo, en términos de comparación con los fondos conseguidos por su venta. Una gestión financiera con fundamento exige que los activos que no vayan a ser usados más sean vendidos, y el dinero obtenido se use para obtener rentabilidad en cualquier otro destino dentro de la empresa.

80. Una propuesta de retiro debe establecer por qué el activo no va a ser usado en el futuro, debe indicar su coste original, edad, costes de desmantelamiento y valor residual esperado. Todo ello guiará al decisor sobre la razonabilidad del valor que se va a obtener en caso de venta.

81. El posible valor de venta también presenta problemas al determinar el nivel de la autoridad que debe aprobarla. La práctica parece favorecer el uso del coste original a la hora de determinar el nivel de la autoridad que debe realizar la aprobación.

82. La ilustración 1 es un ejemplo de cubierta-resumen, conteniendo los principales datos, de una propuesta de adquisición.

83. Se utilizan certificaciones, firmadas por responsables, para ayudar al último decisor a determinar si aprobar o no la inversión. Las certificaciones pueden ser parciales o completas, entendiendo que las parciales contienen reservas sobre la idoneidad del proyecto. Por ejemplo, el departamento de ingeniería certifica que la propuesta puede cumplir las normas de ingeniería de la organización, y que las estimaciones de coste de la inversión están hechas con precisión. De la misma manera, el director de producción certifica los datos de producción física, la capacidad y los rendimientos de la producción, así como la eficiencia y los costes de producción. El director de ventas certifica los datos de mercado, de volumen de ventas y precios de venta. Las firmas de auditores internos, tesoreros, directores generales y presidentes certifican su opinión por lo que respecta a la idoneidad financiera y global de la inversión propuesta.

Beneficios de la documentación

84. El seguimiento de procedimientos formales para iniciar, preparar, analizar y aprobar propuestas de adquisición tiene varias ventajas:

d) La estandarización de las evaluaciones permite a la alta dirección concentrarse en considerar los aspectos estratégicos e intangibles de las inversiones importantes, en la medida que tales aspectos pueden frecuentemente tener un impacto mayor en el futuro de la organización a largo plazo.