EL EURO Y EL EFECTO 2000, INCIDENCIA EN EL CIERRE DEL EJERCICIO 1998

EL EURO

La llegada del euro tendrá una serie de implicaciones en las empresas desde el punto de vista del márketing, administración, recursos humanos, informático, contable, etc. y originará unos costes relacionados con ellos, modificará la vida útil de determinados activos y provocará cambios en los procedimientos rutinarios de la gestión de la compañía. Este tipo de cambios incrementa el riesgo de control y consecuentemente el de inclusión de información errónea en los estados financieros y, en casos extremos, podría generar problemas de "continuidad del negocio" por no estar preparados a tiempo o bien por reducir la rentabilidad como consecuencia de este cambio.

2. NORMATIVA PUBLICADA

REGLAMENTO 1103/97 del Consejo de 17 de junio de 1997.

REGLAMENTO 874/98 del Consejo de 3 de mayo de 1998.

REGLAMENTO 2866/98 del Consejo de 31 de diciembre de 1998 sobre los tipos de conversión entre el euro y las monedas de los estados miembros que adoptan el euro.

LEY 46/1998 de 17 de diciembre complementaria a la Ley de Introducción del euro.

REAL DECRETO 2812/1998 de 23 de diciembre, sobre adaptación de la normativa de seguros, planes y fondos de pensiones a la introducción del euro.

REAL DECRETO 2813/1998 de 23 de diciembre por el que se establece el procedimiento de redenominación a euros de la Deuda del Estado registrada en la Central de Anotaciones.

REAL DECRETO 2814/1998 de 23 de diciembre por el que se aprueban las normas sobre aspectos contables de la introducción del euro.

LEY 25/1998 de 31 de diciembre de Medidas Administrativas, Fiscales y de Adaptación al Euro de la Generalitat de Catalunya.

3. ASPECTOS CONTABLES DE LA INTRODUCCIÓN DEL EURO

3.1. Real Decreto 2814/1998, de 23 de diciembre, por el que se aprueban las normas sobre aspectos contables de la introducción del euro

El artículo 27 de la Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre introducción del euro, trata las medidas en relación con las obligaciones contables, estableciendo que los aspectos contables derivados del paso a la moneda única se desarrollarán reglamentariamente.

En la estructura de estas normas, se diferencian tres capítulos:

El capítulo I, "moneda en la que se expresan las cuentas anuales", aborda este aspecto de acuerdo con la opción establecida en el artículo 27 de la mencionada Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre instrucción del euro que permite, durante el período transitorio, que los sujetos contables opten por expresar sus cuentas anuales, individuales y consolidadas, en euros o en pesetas.

El capítulo II, "moneda en que se expresan los libros de contabilidad", desarrolla igualmente aquellos regulado en la mencionada Ley, de manera que durante el período transitorio los sujetos contables pueden anotar en los libros de contabilidad las operaciones realizadas, expresando sus valores en euros o en pesetas.

El Capítulo III, "valoración de determinados elementos patrimoniales como consecuencia de la introducción del euro", recoge aspectos puntuales de carácter valorativo derivados del paso a la moneda única, como es el tratamiento contable de las diferencias de cambio producidas en monedas de Estados participantes, los contrato u operaciones de tipo de cambio de monedas de Estados participantes y las diferencias de conversión de cuentas anuales consideradas cuando en ellas se incluyen sociedades de Estados participantes.

Las normas sobre aspectos contables de la introducción del euro serán de aplicación obligatoria para:

a) Todas las empresas, cualquiera que sea su forma jurídica, individual o societaria.

b) Las entidades sin finalidades lucrativas obligadas a formular cuentas anuales.

c) Los sujetos obligados a formular cuentas anuales consolidadas.

No obstante, los dispuesto en este Real Decreto no será de aplicación en las entidades financieras para las que existen disposiciones específicas que les sean aplicables en esta materia.

Si de acuerdo con el contenido de las "Normas sobre aspectos contables de la introducción del euro" una entidad a la que resulta aplicable el Real Decreto 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las "Normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin ánimo de lucro y las Normas de información presupuestaria a estas entidades", formula sus cuentas anuales en euros, habrá de confeccionar los presupuestos que tenga que elaborar a partir de este momento en esta expresión monetaria, en los mismos términos establecidos para las cuentas anuales en el artículo 1 de las "Normas sobre aspectos contables de la introducción del euro".

Capítulo I

Moneda en que se expresan las cuentas anuales

Artículo 1. Moneda en que se expresan las cuentas anuales.

1. Las cuentas anuales, individuales y consolidadas, correspondientes a los ejercicios, cuya fecha de cierre se produce durante el período transitorio de la introducción del euro, que comprende desde el 1 de enero de 1999 hasta el 31 de diciembre del 2001, ambos inclusive, podrán expresarse en pesetas o en euros. Para todo ello se aplicará el tipo de conversión y su correspondiente redondeo.

Tomada la opción de expresar las cuentas anuales, individuales y consolidadas, en euros, se mantendrá en el transcurso del período transitorio, no pudiéndose modificar el citado criterio, salvo en casos excepcionales debidamente justificados en la memoria de las cuentas anuales.

2. Las cuentas anuales, individuales y consolidadas, correspondientes a ejercicios económicos que la fecha de cierre de las cuales se produzca con anterioridad a 31 de diciembre del 2001, deberán expresar sus valores exclusivamente en euros, por lo que se aplicará el tipo de conversión y su correspondiente redondeo.

3. Las cuentas anuales, individuales y consolidadas, expresadas en euros, podrán incorporar sus valores en miles cuando la magnitud de las cifras así lo aconseje, indicándose esta circunstancia en las cuentas anuales; en todo caso, deberán redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados del sujeto contable.

Artículo 2. Comparabilidad de la información contenida en las cuentas anuales.

1. Las cuentas anuales, individuales y consolidadas, que se expresan en euros, de acuerdo con el artículo anteriormente indicado, deberán de incorporar en todo caso en el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y en la memoria, las cifras de ejercicios precedentes en euros.

2. Para expresar los valores en euros correspondientes a ejercicios anteriores a que se ha hecho referencia en este artículo, se utilizará, en todo caso, el tipo de conversión y su correspondiente redondeo.

3. A efectos de la comparabilidad, en el primer ejercicio en que el sujeto contable exprese las cuentas anuales en euros, incluirá en la memoria, en el apartado correspondiente a "Bases de presentación de las cuentas anuales" una explicación sobre la adaptación de los importes de los ejercicios precedentes, así como del proceso de introducción del euro.

Capítulo II

Moneda en que se expresan los libros de contabilidad

Artículo 3. Moneda en la que se expresan las anotaciones en los libros de contabilidad.

1. Durante el período transitorio de introducción del euro, los sujetos contables, al anotar en los libros de contabilidad las operaciones realizadas, podrán hacerlo expresando los valores en pesetas o en euros, con independencia de que sus cuentas anuales, individuales y consolidadas, se expresen de acuerdo con lo indicado en el artículo 1.

Tomada la opción de anotar las operaciones en euros, circunstancia que se indicará claramente, se aplicará al conjunto de los libros de contabilidad y se mantendrá en el transcurso del período transitorio, no pudiéndose modificar este criterio, salvo en casos excepcionales debidamente justificados en los mencionados libros.

2. Si de acuerdo con lo preceptuado en el artículo 1, las cuentas anuales se expresan en euros y los libros de contabilidad se mantienen en pesetas, deberán de incorporarse en el libro de Inventarios y Cuentas Anuales los documentos que los integran en pesetas, indicando en diligencia que en su formulación se han expresado los valores en euros así como la información requerida en el apartado 3 del artículo 2.

3. Desde el día 1 de enero del año 2002, los sujetos contables al anotar las operaciones realizadas en los libros de contabilidad, expresarán sus valores exclusivamente en euros.

Capítulo III

Valoración de determinados elementos patrimoniales

como consecuencia de la introducción del euro

Artículo 4. Diferencias de cambio en monedas de estados participantes.

1. De acuerdo con lo previsto en la norma de valoración decimocuarta contenida en la quinta parte del Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto 1643/1990, de 20 de diciembre, las diferencias de cambio procedentes de operaciones en monedas de Estados participantes, se entenderán realizadas el 31 de diciembre de 1998, al desaparecer toda fluctuación con dichas monedas, reconociéndose en la cuenta de pérdidas y ganancias en ese momento.

2. No obstante lo indicado en el apartado anterior, cuando las diferencias de cambio se producen en deudas en monedas de Estados participantes, destinadas inequívocamente a la financiación específica del inmovilizado en construcción, y siempre que cumpla lo establecido en la norma de valoración decimocuarta, apartado 6, de la quinta parte del Plan General de Contabilidad, podrán tratarse como un elemento más del coste de dicho inmovilizado.

Igual proceder se aplicará a las existencias de inmuebles en construcción, de acuerdo con lo establecido en las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las empresas inmobiliarias, aprobadas por Orden del Ministerio de Economía y Hacienda, de 28 de diciembre de 1994.

3. Si con anterioridad a 31 de diciembre de 1998, dentro de un grupo homogéneo de monedas a que se refiere la norma de valoración decimocuarta indicada anteriormente, se hubieran llevado a resultados diferencias positivas no realizadas de monedas de Estados no participantes que formaban parte del citado grupo, al haberse imputado a resultados diferencias negativas de monedas de Estado participantes, se ajustará su importe, considerándose un gasto del ejercicio, para lo que se podrá emplear la cuenta 668, "Diferencias negativas de cambio", contenida en la segunda parte del Plan General de Contabilidad; la contrapartida de ese gasto se registrará como una "Diferencia positiva en moneda extranjera" que forma parte de la agrupación B del pasivo del Balance "Ingresos a distribuir en varios ejercicios".

4. Con posterioridad a 31 de diciembre de 1998, fecha en que se recogerán los efectos producidos por la introducción del euro, a efectos de la determinación de los grupos homogéneos a que se refiere la norma de valoración decimocuarta contenida en la quinta parte del Plan General de Contabilidad, se agruparán las monedas que gocen de convertibilidad oficial al euro.

5. Las empresas reguladas que posean operaciones en monedas de Estados participantes, a las que resultan aplicables las Órdenes del Ministerio de Economía Y hacienda de 12 de marzo de 1993 y de 18 de marzo de 1994, y las empresas del transporte aéreo a las que resulta aplicable la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 23 de marzo de 1994, imputarán a resultados las diferencias de cambio, que se pongan de manifiesto el 31 de diciembre de 1998 con el mismo criterio que venía empleándose hasta dicho momento.

Artículo 5. Contratos u operaciones de tipo de cambio de monedas de Estados participantes.

1. Las diferencias producidas por contratos u operaciones de tipo de cambio de monedas de Estados participantes (futuros, opciones, permutas financieras, contratos a plazo, seguro de cambio, etc.) reconocidas y registradas hasta 31 de diciembre de 1998, cuya contrapartida, de acuerdo con los términos de los respectivos contratos, represente un derecho de cobro, una obligación de pago o un bien hubiesen producido un movimiento de tesorería, tendrán el siguiente tratamiento:

a) Operaciones destinadas inequívocamente a la cobertura del riesgo de tipo de cambio de elementos patrimoniales (activos o pasivos) poseídos por la empresa en la referida fecha, o de transacciones y compromisos a realizar en el futuro: sus diferencias deberán vincularse a los respectivos elementos patrimoniales (presentes o futuros) cubiertos, debiendo imputarse a la cuenta de pérdidas y ganancias con el mismo criterio temporal de los ingresos o gastos derivados de la operación principal cubierta; hasta dicho momento se emplearán, en su caso, cuantas transitorias.

b) Operaciones especulativas: sus diferencias deberán imputarse a la cuenta de pérdidas y ganancias, de acuerdo con los criterios generales de imputación regulados en el artículo 4.

En todo caso, deberán efectuarse las correcciones valorativas que sean necesarias en base a la posible insolvencia del deudor.

2. Si las diferencias a que se ha hecho referencia proceden de operaciones con vencimiento a largo plazo, se actualizarán financieramente. El resto lucirá en una partida del balance de gastos e ingresos a distribuir en varios ejercicios, según corresponda, imputándose a resultados de acuerdo con el criterio financiero empleado para su actualización financiera deberá emplearse un tipo de interés de mercado aplicable a operaciones de similares características a las que generan la diferencia.

Artículo 6. Conversión en cuentas anuales consolidadas.

1. A efectos de formulación de cuentas anuales consolidadas, las cuentas anuales de sociedades extranjeras expresadas en monedas de Estados participantes se convertirán teniendo en cuenta el tipo de conversión al euro si las cuentas anuales consolidadas incluyen el 31 de diciembre de 1998.

2. Para la consolidación de las cuentas anuales de sociedades extranjeras a que se refiere el apartado anterior, se empleará el método de conversión de sociedades extranjeras que corresponda de acuerdo con lo establecido en los artículos 54 a 59 de las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas, aprobadas por Real Decreto 1815/1991, de 20 de diciembre, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Si de acuerdo con lo anterior se aplica el método de tipo de cambio de cierre, las diferencias de conversión de cuentas anuales denominadas en una de las monedas participantes hasta 31 de diciembre de 1998, se inscribirán formando parte de los fondos propios del balance consolidado hasta la enajenación de las acciones de la sociedad extranjera que las originó. Estas diferencias figurarán en el epígrafe a) Fondos propios. VII. "Diferencias de conversión" del modelo de balance consolidado incluido en el anexo de las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas.

b) Si se aplica el método monetario-no monetario, de conformidad con lo indicado en las Normas anteriores para este método, las diferencias que pudieran ponerse de manifiesto en la conversión de cuentas anuales denominadas en una de las monedas participantes hasta 31 de diciembre de 1998, se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias consolidada del ejercicio como resultados positivos o negativos de conversión, de acuerdo con lo previsto en el párrafo e) del artículo 56 de las Normas indicadas. Estas diferencias figurarán respectivamente, dependiendo de su naturaleza, en las partidas 11. "Resultados negativos de conversión" del debe ó 9. "Resultados positivos de conversión" del haber del modelo de cuenta de pérdidas y ganancias consolidada incluido en el anexo de las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas.

No obstante lo anterior, habrá que tener en cuenta que al aplicar el tipo de conversión al euro sobre las cuentas anuales de la sociedad extranjera, se incorporan variaciones de tipo de cambio de la citada moneda respecto al cambio histórico, lo que obligará para que se mantengan los valores históricos que hubieran correspondido de acuerdo con lo indicado en el artículo 56 de las Normas para la Formulación de Cuentas Anuales Consolidadas, a modificar a efectos de su consolidación las valoraciones de los distintos elementos patrimoniales de dicha sociedad.

Artículo 7. Inversiones y gastos derivados de la introducción del euro.

1. Los gastos producidos en las entidades como consecuencia de la introducción del euro se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en el que se devenguen, sin perjuicio de que de acuerdo con el principio de prudencia, se deban dotar las correspondientes provisiones para riesgos y gastos, cuando dichos gastos estén claramente especificados en cuanto a su naturaleza en la fecha de cierre del ejercicio, pero indeterminados en cuenta a su importe exacto o fecha en que se producirán.

2. Las operaciones que se identifiquen con una ampliación, mejora o renovación de un inmovilizado de acuerdo con las normas de valoración tercera y quinta del Plan General de Contabilidad, así como el desarrollo efectuado por las Resoluciones del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, se deberán contabilizar como mayor valor del inmovilizado.

3. En aquellos casos en que la vida útil de un bien se vea afectada a raíz de la introducción del euro, al tratarse de un parámetro estimado, deberá procederse a aplicar la norma de valoración vigésima primera del Plan General de Contabilidad, ajustando las cuotas de amortización del ejercicio y de las futuras, o, en su caso, dando de baja el citado bien.

4. Los importes de las inversiones y gastos derivados de la introducción del euro se tratarán de acuerdo con su naturaleza. No obstante, si dichos gastos o pérdidas fueran significativas desde un punto de vista cuantitativo, deberán tratarse como gastos extraordinarios en la cuenta de pérdidas y ganancias.

Artículo 8. Ejercicios que no coinciden con el año natural.

1. Las entidades cuyo ejercicio económico no coincida con el año natural deberán reflejar los efectos derivados de la introducción del euro, en particular las diferencias de cambio procedentes de monedas de Estados participantes, así como cualquier otra circunstancia, en las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que incluya el 31 de diciembre de 1998.

2. Si las cuentas anuales correspondientes a ejercicios que concluyan con anterioridad a 31 de diciembre de 1998 se formulan con posterioridad a dicha fecha, deberá incluirse en la memoria de las cuentas anuales, en el apartado correspondiente a "Acontecimientos posteriores al cierre", información relativa al tipo de conversión así como las consecuencias que pueda tener el mismo sobre la valoración de los distintos elementos patrimoniales y, en particular, sobre las posibles diferencias de cambio.

Artículo 9. Normas sobre redondeo.

1. Las diferencias que se generen por el redondeo en la conversión regulado en el artículo 11 de la Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre Introducción del Euro, se recogerán, en su caso, en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio en que se originen, formando parte de los ingresos o gastos financieros.

2. Si de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 46/1988, de 17 de diciembre, sobre Introducción del Euro, se realiza una reducción de capital, el importe de aquélla se imputará a una cuenta de reservas indisponibles, creándose a estos efectos una partida específica dentro del epígrafe A.IV del pasivo del modelo de balance contenido en la cuarta parte del Plan General de Contabilidad, cuya denominación será "Diferencias por ajustes del capital a euros".

3. Durante el período transitorio, si de acuerdo con lo indicado en los artículos 2 y 3 anteriores, las cuentas anuales se expresan en euros mientras que los libros de contabilidad siguen recogiendo las operaciones expresando sus valores en pesetas, se podrán convertir de forma global las partidas de las cuentas anuales, sin perjuicio, en su caso, de las normas sobre redenominación contenidas en la Ley sobre Introducción del Euro citada.

Artículo 10. Información a incluir en la Memoria.

1. En la Memoria de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio en el que, de acuerdo con lo indicado en los artículos anteriores, se recojan los efectos producidos por la introducción del euro, se incluirá la siguiente información en los apartados correspondientes:

a) Se indicarán los planes elaborados para la introducción del euro, estimando sus importes y los plazos para llevarlos a cabo; se indicará, en particular, los compromisos futuros a realizar por la entidad, relativos a inversiones a efectuar como consecuencia de la introducción del euro.

b) La cuantificación de las diferencias de cambio derivadas de la introducción del euro, las operaciones más significativas de las que procedan así como los ajustes a que se refiere el apartado 3 del artículo 4 anterior. Se incluirán los plazos de vencimiento así como las cantidades de las operaciones más significativas.

c) Si la entidad tuviera operaciones o contratos de tipo de cambio respecto a monedas de Estados participantes, se señalarán las operaciones más significativas y el tratamiento contable seguido. Se incluirán los plazos de vencimiento, así como los importes de las diferencias y las operaciones más significativas distinguiendo las partidas a cobrar y a pagar respectivamente.

d) El importe de los gastos y pérdidas derivados de la introducción del euro, en particular las provisiones que pudieran ocasionarse, indicando los criterios empleados para su dotación y su justificación, así como los bienes cuya vida útil se vea afectada señalando los efectos en la amortización de los mismos.

e) Si como consecuencia del redondeo se produjeran diferencias de carácter significativo, se informará sobre su importe y las operaciones que las produzcan. En particular se informará, sobre la cifra de capital y los efectos producidos en su conversión a euros.

2. En la memoria de las cuentas anuales consolidadas se incluirá, además de la información recogida en los puntos anteriores, la siguiente:

a) El importe de las diferencias de conversión correspondientes a las sociedades dependientes en Estados participantes a las que se les aplica el método de tipo de cambio de cierre.

b) Si se aplica el método monetario- no monetario a sociedades extranjeras cuyas cuentas se denominan en una de las monedas de estados participantes, se incluirá información sobre los resultados de la conversión indicando el criterio empleado para su imputación a resultados y, en concreto, sobre las diferencias de valoración respecto al valor histórico que se producen en las sociedades extranjeras expresadas en monedas de Estados participantes.

(Ver ejemplo de l nota a incluir en el anexo C).

Artículo 11. Cuentas a emplear para registrar los efectos derivados de la introducción del euro.

Para efectuar el registro contable de las operaciones indicadas en los apartados anteriores, podrán emplearse las siguientes cuentas:

1. La cuenta 668. "Diferencias negativas de cambio" prevista en la segunda Parte del Plan General de Contabilidad, se desarrolla en las siguientes cuentas de cuatro cifras:

6680. Diferencias negativas de cambio por la introducción del euro.

6681. Diferencias negativas de cambio.

El movimiento de la cuenta 6680 es el siguiente:

a) Se cargará:

a1) Por el importe de las diferencias de cambio negativas procedentes de las operaciones en monedas de los Estados participantes a 31 de diciembre de 1998, con abono a cuentas de los grupos 1, 2, 4 ó 5.

a2) Por el importe de las diferencias positivas de cambio llevadas a resultados de ejercicios anteriores de monedas de Estados no participantes que formaban parte del mismo grupo homogéneo, con abono a la cuenta 136.

a3) Por el importe de las diferencias de cambio negativas procedentes de los contratos u operaciones especulativos de tipo de cambio, con abono, en general a cuentas del grupo 5.

b) Se abonará con cargo a la cuenta 129.

El movimiento de la cuenta 6681 coincide con el previsto en el Plan General de Contabilidad para la cuenta 668.

2. La cuenta 768. Diferencias positivas de cambio, prevista en la segunda parte del Plan General de Contabilidad, se desarrolla en las siguientes cuentas de cuatro cifras:

7680. Diferencias positivas de cambio por la introducción del euro.

7681. Diferencias positivas de cambio.

El movimiento de la cuenta 7680 es el siguiente:

a) Se abonará:

a1) Por el importe de las diferencias de cambio positivas procedentes de las operaciones en monedas de los Estados participantes a 31 de diciembre de 1998, con cargo a cuentas de los grupos 1, 2, 4 ó 5.

a2) Por las diferencias de cambio positivas acumuladas de ejercicios anteriores de monedas de Estados participantes con cargo a la cuenta 136.

a3) Por el importe de las diferencias de cambio positivas procedentes de los contratos u operaciones especulativos de tipo de cambio, con cargo, en general, a cuentas del grupo 5.

b) Se cargará con abono a la cuenta 129.

El movimiento de la cuenta 7681 coincide con el previsto en el Plan General de Contabilidad para la cuenta 768.

3. La cuenta 669. Otros gastos financieros prevista en la segunda parte del Plan General de Contabilidad, se desarrolla en las siguientes cuentas de cuatro cifras:

6690. Gastos por diferencias derivadas del redondeo euro.

6691. Otros gastos financieros.

El movimiento de la cuenta 6690 es el siguiente:

a) Se cargará por el importe de las diferencias derivadas del redondeo que puedan ponerse de manifiesto por la conversión, con abono a cuentas de los distintos grupos.

b) Se abonará con cargo a la cuenta 129.

El movimiento de la cuenta 6691 coincide con el previsto en el Plan General de Contabilidad para la cuenta 669.

4. La cuenta 769. Otros ingresos financieros, prevista en la segunda parte del Plan General de Contabilidad, se desarrolla en las siguientes cuentas de cuatro cifras:

7690. Ingresos por diferencias derivadas del redondeo euro.

7691. Otros ingresos financieros.

El movimiento de la cuenta 7690 es el siguiente:

a) Se abonará por el importe de las diferencias derivadas del redondeo que puedan ponerse de manifiesto por la conversión, con cargo a cuentas de los distintos grupos.

b) Se cargará con abono a la cuenta 129.

El movimiento de la cuenta 7691 coincide con el previsto en el Plan General de Contabilidad para la cuenta 769.

5. La cuenta 678. Gastos extraordinarios, prevista en la segunda parte del Plan General de Contabilidad, se desarrolla en las siguientes cuentas de cuatro cifras:

6780. Gastos producidos por la introducción del euro.

6781. Otros gastos extraordinarios.

El movimiento de la cuenta 6780 es el siguiente:

a) Se cargará en general por el importe de los gastos de carácter significativo derivados de la introducción del euro, con abono, en general, a cuentas del grupo 5 ó, en su caso, del subgrupo 14.

b) Se abonará con cargo a la cuenta 129.

6. Se crea la cuenta 119. Diferencias por ajuste del capital a euros, que figura en el pasivo del balance y recogerá las diferencias que surjan como consecuencia de la conversión a euros de la cifra de capital de acuerdo con el contenido de la Ley 46/1998, de 17 de diciembre, sobre Introducción del Euro.

4. POSIBLES EFECTOS EN LOS TRABAJOS DE AUDITORÍA

4.1. Planificación de la auditoría

En la etapa de planificación de la auditoría, deberemos evaluar el riesgo preliminar por la introducción del euro. Para ello hemos diseñado el cuestionario que se incluye en el apartado 4.2.

En función de las respuestas que obtengamos deberemos diseñar las pruebas de auditoría que consideremos oportunas.

CARTA DE ENCARGO

En primer lugar debe dejarse claro a nuestros clientes que la responsabilidad del auditor no es de la "asegurar que el cliente esté preparado para el cambio hacia el euro" y por lo tanto hemos de limitar su análisis en la medida en que afecte a sus responsabilidades según se establece en las Normas Técnicas de Auditoría.

Por ello, en algunos casos, será necesario que en la carta de encargo o contrato de auditoría se delimite esta responsabilidad. Un ejemplo de párrafo a incluir en la carta de encargo lo incluimos en el anexo A.

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

En la etapa de planificación de la auditoría, deberemos evaluar el riesgo preliminar por la introducción del euro. Para ello hemos diseñado el cuestionario que se incluye como anexo 5 y que hemos comentado anteriormente.

En función de las respuestas que obtengamos deberemos diseñar las pruebas de auditoría que consideremos oportunas.

CARTA DE MANIFESTACIONES D ELA DIRECCIÓN

Según se indica en la Norma Técnica de Auditoría sobre la "Carta de Manifestaciones de la Dirección" (BOICAC núm. 34 de julio de 1998) la finalidad de la misma es:

a) Proporcionar al auditor una medida adicional de la confianza que le merecen la Dirección de la Entidad y sus empleados. Dicha confianza es un importante factor integrante del riesgo de auditoría, constituido por la posibilidad inherente a la actividad de la entidad de que existan errores de importancia en el proceso contable del cual se obtienen las cuentas anuales.

b) Proporcionar al auditor documentación escrita respecto a ciertas explicaciones de aspectos significativos relacionados directa o indirectamente con las cuentas anuales.

c) Proporcionar al auditor documentación escrita y explicaciones adicionales sobre el sistema de control interno, así como ciertos aspectos importantes que están relacionados directa o indirectamente con las cuentas anuales.

d) Proporcionar información que le permita confirmar que el alcance de su examen ha sido adecuado, de manera que cualquier manifestación contradictoria con la evidencia obtenida en la ejecución de su trabajo requerirá la realización de investigaciones adicionales.

La carta de manifestaciones no puede suplir la aplicación de procedimientos de auditoría específicamente diseñados para obtener evidencia de la información contenida en las cuentas anuales y otros documentos contables, sin embargo, en algunas ocasiones puede ser el único procedimiento aplicable por el auditor para obtener evidencia de ciertos asuntos. En el caso que nos ocupa, es muy probable que cuando preguntemos a la dirección sobre los planes futuros del euro, sus manifestaciones sean la principal base de apoyo a nuestras conclusiones. En otros casos, nos servirá como evidencia adicional al trabajo de auditoría realizado.

Un ejemplo de párrafo a incluir en la carta de manifestaciones de la dirección se incluye en el anexo B.

CARTA DE RECOMENDACIONES A LA DIRECCIÓN

Según las Normas Técnicas de Auditoría y concretamente la Norma Técnica de Auditoría sobre la obligación de comunicar las debilidades de control interno (BOICAC núm. 18 de septiembre de 1994) "El auditor está obligado a comunicar exclusivamente a la Dirección, al Comité de Auditoría en su caso, o cuando el auditor lo considere conveniente a los Administradores de la misma, las debilidades significativas identificadas en el curso de su trabajo como consecuencia del estudio y evaluación del mencionado sistema de control interno solamente con el alcance necesario para su trabajo de auditoría ..."

"Aunque no es exigible por estas normas, el auditor debe de considerar la conveniencia de comunicar exclusivamente a la Dirección, al Comité de Auditoría, o a los Administradores de la entidad, las debilidades que no sean significativas y que haya identificado, además de cualquier otro comentario que considere de interés."

Es posible, pues, que nos encontremos ante alguno de estos caso, por ejemplo cuando no se hayan iniciado preparativos para la llegada del euro o cuando la dirección no haya considerado alguno de los aspectos implicados.

De las respuestas al cuestionario de evaluación de la situación de la empresa frente al euro, se obtendrán sugerencias a incluir en la carta de comentarios.

A la hora de preparar la carta de recomendaciones, deberemos asegurarnos que la Dirección entiende que los comentarios que se incluyen son aquellos que se han detectado en el curso de nuestro trabajo y que por tanto el hecho de que se omita algún comentario concreto, no significa que no exista ese problema.

INFORME DE AUDITORÍA

Por cierta similitud existente entre el problema derivado de la llegada del año 2000 y de la implantación del euro, parar llevar a cabo el análisis que puede tener este tema sobre el informe de auditoría, nos hemos basado en la Norma Técnica de Auditoría sobre el efecto 2000 (BOICAC núm. 34 de julio de 1998).

Situación detectada	Tratamiento del informe
Existencia de errores o incumplimientos de principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas en el tratamiento de las cuestiones relativas al euro. Según lo dispuesto en la Norma contable aprobada por RD 2814/1998 de 23 de diciembre.	Opinión con salvedades o desfavorable. Por falta de información. Por error o incumplimiento.
Incertidumbres o limitaciones al alcance por no disponer el auditor de evidencias necesarias con relación al euro: Ej.:	Opinión con salvedades o denegación de opinión
• Cuando las entidades no posean los suficientes conocimientos técnicos para llevar a cabo un análisis riguroso y detallado de sus necesidades.	Limitación al alcance
• Cuando la evidencia sea el plan de los Administradores pero la magnitud de los cambios a llevar a cabo haga imposible que el auditor pueda llegar a una valoración del efecto del traspaso hacia el euro.	Limitación al alcance
• Cuando la única evidencia sean las manifestaciones de los administradores.	Limitación al alcance
• Cuando los principales efectos sobre la entidad estén ocasionados por problemas externos a la misma y no se disponga de un acceso directo a esta información.	Incertidumbre
Cuando las explicaciones en la memoria sean suficientes pero se considere conveniente resaltar la relevancia de esta información.	Párrafo de énfasis
Con relación al principio de empresa en funcionamiento se ha de considerar:	Incertidumbre
• Aspectos críticos para el negocio que puedan dejar de ser válidos (precios de conveniencia o psicológicos, logística, etc.) y no se puedan adaptar o modificar a tiempo.	Incertidumbre
• Empresas que son proveedoras de hardware, software o equipo no preparado para operar en euros y que, por tanto, no puedan vender sus existencias o adaptar su producto a las nuevas necesidades.

4.2. Cuestionario

La presente guía se ha preparado como un documento de ayuda para solventar aquellos aspectos que pueden surgir en la realización de las tareas de auditoría en las pequeñas y medianas empresas durante el período transitorio.

Para ello se han diseñado unos cuestionarios, que pretenden ser un documento de ayuda para la evaluación preliminar del riesgo derivado de la introducción del euro en este tipo de empresas además de servir de base para emitir una carta de comentarios que pueda beneficiar a la empresa objeto objeto de auditoría. Incluye, también unos anexos en que se incluyen las referencias a la normativa publicada en España y a la documentación emitida por el ICAJCE, así como ejemplos de redacción de Notas a la Memoria y puntos en la carta de manifestaciones.

Hasta ahora, hemos observado que la mayoría de los cuestionarios que han publicado diversas organizaciones profesionales son muy extensos y contienen muchos puntos que no son específicamente aplicables a este tipo de empresas. Muchas pequeñas y medianas empresas tienen un volumen de operaciones exteriores poco significativo y una tendencia a llevar a cabo el traspaso hacia el euro al final del período transitorio. Es sin embargo, por este motivo, que los responsables de dicho cambio, en general directivos del ámbito financiero, han dejado el tema del euro de lado, y por tanto existen riesgos que, como auditores, deberemos evaluar.

Esta guía se ha estructurado en tres apartados básicos:

a. Un cuestionario que pueda utilizarse en la fase previa de la auditoría. A partir de las respuestas se puede obtener una evaluación preliminar del riesgo existente por este concepto y a partir de esta información, diseñar las pruebas que permitan determinar si efectivamente el riesgo derivado de la introducción del euro es bajo, moderado o alto y, también, conocer la posición de la empresa ante situaciones concretas que permitan elaborar una carta de recomendaciones.

b. Un segundo cuestionario de cumplimiento de la normativa contable que con fecha 23 de diciembre de 1998 ha sido aprobada por el Real Decreto 2814/1998 y publicada en el BOE núm. 308 de 24 de diciembre de 1998.

c. Un análisis de las implicaciones que tendrá el euro en las tareas de auditoría.

Nombre de la empresa___________________________________________________________ Ejercicio_______________________________________________________________________

Realizado por___________________________________________ Supervisado por________________________________________

Fecha__________________________________________________________________________

Comentado con___________________________________________________________________

Cargo___________________________________________________________________________

ASPECTOS GENERALES

Las cuestiones aquí planteadas contemplan los aspectos generales de la implantación del euro en la empresa. Su finalidad es obtener una visión preliminar de las actuaciones que la empresa está llevando a cabo con respecto al euro y del conocimiento de los aspectos básicos más relevantes.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	¿Conoce el funcionamiento de la UEM?
2	¿Conoce el calendario fijado para la introducción al euro?
3	¿Conoce las reglas de conversión y redondeo?
4	¿Conoce la operativa de la triangulación?
5	¿Conoce la operativa bancaria durante el período transitorio con relación a los cobros y pagos en euros?
6	¿Cuál es la situación actual de su compañía respecto al euro? a. No se ha plantado. b. En fase de análisis. c. En fase de implantación de sistemas. d. En fase de pruebas. e. Se opera en euros.		En caso de que ya se esté operando en euros en el cuestionario no es aplicable más que en su apartado de aspectos contables.
7	¿Existe alguna persona responsable del cambio hacia el euro en su empresa?
8	¿Ha llevado a cabo algún estudio relativo a los efectos que tendrá el euro en su empresa?		En caso afirmativo solicitar dicho estudio y asegurarnos que el mismo abarca todas las áreas de la empresa.
9	¿Cuándo tiene previsto su empresa llevar a cabo toda la administración y contabilidad en euros? a. Antes de enero del 2002 b. En enero del 2002
10	¿Se ha llevado a cabo una planificación de dicho cambio al euro con determinación de las personas responsables y las fechas límite para la implantación de los cambios?		En caso afirmativo solicitar dicho plan y ver que se ha ido actualizando desde su realización.
11	En caso afirmativo ¿se ha involucrado personal de los distintos departamentos en el diseño de dicho plan?		Una respuesta negativa puede implicar futuros problemas en las etapas de prueba e implantación de los cambios.
12	¿Está el personal involucrado correctamente informado/formado sobre las implicaciones del traspaso hacia el euro?		Solicitar si se han llevado a cabo sesiones informativas, asistido a seminarios o si necesitan información al respecto, puede ser buena oportunidad para ofrecer nuestra experiencia a nuestros clientes.

ÁREA DE VENTAS Y MARKETING

En este apartado analizamos aquellos relativos a ventas y marketing que pueden verse afectados por la introducción del euro. En esta área aumenta el riesgo de errores derivados del uso de dos monedas en la facturación, si así se requiere, por lo que es necesario que la empresa extreme sus controles para asegurarse que dichos errores son mínimos, o bien por el efecto de los redondeos, así como de la pérdida de los efectos de precios psicológicos o de conveniencia.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	¿Su empresa vende productos o servicios al resto de países de la eurozona?		Este factor aumenta la posibilidad de que se soliciten facturas o información en euros.
2	En caso afirmativo, ¿los precios de venta aplicados a clientes nacionales difieren de los aplicados al resto de los países de la eurozona?		Debido a la transparencia de precios quizás sea necesario una modificación en su estrategia de precios.
3	¿Su empresa trabaja con márgenes de venta muy ajustados?		Debido a la aplicación de la normativa sobre conversión y redondeo, en caso de márgenes ajustados, precios bajos y precios estratégicos las variaciones en los mismos repercutirán directamente en la cuenta de resultados por lo cual debemos analizar la capacidad de modificar sus precios dentro de su sector.
4	¿Los productos que vende tienen precios bajos?
5	¿Tienen ustedes un volumen significativo de productos con precios psicológicos? ¿Utilizan precios de conveniencia?
6	¿El formato y/o presentación de los productos que fabrican está dirigido a la obtención de un precio de venta estratégico? En caso afirmativo: • ¿Está su maquinaria preparada para cambiar dichos formatos si fuera necesario? • ¿Ha evaluado el coste de su adaptación?		Otra posibilidad relacionada con el punto anterior consiste en la presentación de productos. Si la empresa no puede variar sus precios es posible que deba modificar su presentación. Deberemos preguntarnos su está tecnológicamente preparada para ello.
7	¿Ha contactado con sus clientes para determinar en qué momento le van a solicitar facturas en euros?		Indicar en su caso qué porcentaje orientativo de clientes de ha contactado.
8	¿Sus principales competidores han llevado a cabo cálculos de precios en euros para obtener una mejor posición estratégica o utilizar el euro como arma de marketing?
9	¿Utiliza máquinas expendedoras o registradoras que deban adaptarse al uso de la nueva moneda? En caso afirmativo: • ¿Ha determinado las necesidades de cambio? • ¿Ha contactado con sus proveedores para determinar las posibilidades de adaptación/cambio? • Sus proveedores le garantizan que los cambios que pudieran ser necesarios estarán listos a tiempo? • ¿Ha calculado los costes de la adaptación?
10	¿Ha evaluado las necesidades de cambio en los siguientes documentos? • Facturas • Contratos de venta • Publicidad y material promocional • Albaranes de entrega • Recibos • Códigos de barras

ÁREA DE APROVISIONAMIENTOS Y PRODUCCIÓN

En este apartado analizaremos las implicaciones que la introducción del euro puede acarrear con relación a las compras y suministros. La pequeña y mediana empresa no tendrá, en principio que plantearse cuestiones tales como cambio en la ubicación de sus centros productivos para aprovechar las ventajas de la eurozona, sin embargo se puede encontrar con que se trata de una empresa compradora a grandes empresas que le envíen en un corto período de tiempo las facturas en euros.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	¿Se han puesto en contacto con sus proveedores para determinar a partir de qué momento les emitirán facturas en euros?
2	¿Ha solicitado a sus proveedores precios y ofertas en euros para determinar el efecto de la conversión de precios , o si van a haber cambios de presentación o formato de los productos que suministran?
3	¿Se ha buscado y analizado nuevos proveedores que hasta ahora se habían descartado por inconvenientes derivados del cambio de divisas?

ÁREA DE TESORERÍA

El área de tesorería es una de las que se verá más inmediatamente afectadas por la llegada de la moneda única. Desde el 1 de enero de 1999 podemos realizar pagos, cobros y mantener cuentas en euros. Se habrán pues de definir nuevos procedimientos de control como por ejemplo las conciliaciones bancarias.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	¿Tiene su empresa alguna cuenta bancaria denominada en euros?		En este caso la empresa deberá tener un talonario en euros y deberá extremar los controles para evitar que se extiendan talones con importes en pesetas en los correspondientes a euros.
2	¿Tiene su empresa previsto que algún cliente le pague en euros?		Dado que se pueden efectuar pagos/cobros en euros contra cuentas en pesetas, siendo el banco el que lleve a cabo el procedimiento de la conciliación bancaria. un consejo a dar a nuestros clientes es que soliciten del banco que se identifiquen aquellas partidas que han sido cargadas/abonadas en moneda distinta a la de la cuenta.
3	¿Tiene su empresa previsto pagar a algún proveedor en euros?
4	¿Se han analizado las pólizas de crédito vigentes? para determinar: • Límites de crédito en euros • Los tipos de interés aplicables

ÁREA LEGAL

En este apartado determinaremos la existencia de riesgos derivados de aspectos tales como, la redenominación del capital social, los contratos vigentes y futuros.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	¿Ha efectuado un cálculo de la conversión de la cifra se capital?		Si la empresa desea acogerse a las ventajas fiscales recogidas en la Ley de Introducción del euro deberá plantarse las diversas posibilidades del redondeo del valor nominal de las acciones.
2	¿Ha decidido con respecto al capital nominal de las acciones si: • Dejar el valor nominal de la acción con 6 decimales? • Redondear el valor de la acción a 2 de decimales? • Modificar la cifra de capital para obtener un importe redondo?
3	¿Ha revisado los contratos que están actualmente en vigor?

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

Las acciones a emprender ante la implantación del euro en el área de recursos humanos se centran en la formación e información del personal especialmente en aquellos departamentos en que se tenga un contacto directo con los clientes.

Una falta de información/formación del personal puede provocar errores en la introducción de datos, o en la información que pueda facilitar hacia el exterior.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	Se ha informado al personal con relación a los efectos que la conversión al euro tendrá sobre su: • Sueldo • Comisiones • Cotizaciones a la Seguridad Social • Retenciones de IRPF
2	¿Se ha informado al personal sobre el momento en que se tiene previsto el paso hacia el euro?
3	¿Se han llevado a cabo acciones de formación sobre el uso de la nueva moneda, conversión, reglas de redondeo. Especialmente en aquellos departamentos en que se atiende al público?
4	¿El personal administrativo conoce el impacto del euro así como las disposiciones contables al respecto y el funcionamiento durante el período transitorio de los cobros y pagos?

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La mayoría de los estudios existentes reflejan que un gasto significativo derivado de implantación del euro en las empresas, será el de la adaptación de los sistemas de información. Las empresas deberán, como máximo el 1 de enero de 2002, estar preparadas para operar con decimales y aplicar las reglas de redondeo.

El principal riesgo que nos podemos encontrar recae en la posibilidad que los sistemas no estén preparados a tiempo para trabajar con la nueva moneda.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	¿Se ha llevado a cabo un inventario de aplicaciones informáticas?		Si no se ha llevado a cabo un inventario de aplicaciones, difícilmente se podrán identificar aquellas que pueden verse afectadas por la introducción del euro.
2	¿Se han identificado aquellas aplicaciones que pueden verse afectadas por el traspaso hacia le euro y el efecto del año 2000? Es decir, aplicaciones que trabajan con importes monetarios y/o con fechas.		En el caso de que las aplicaciones puedan trabajar con importes con dos decimales, es posible que no sea necesaria una inmediata sustitución de las mismas. Quizás sea necesario únicamente un conversor.
3	¿Pueden dichas aplicaciones trabajar con decimales?
4	¿Se ha puesto en contacto con su proveedor/diseñador de las aplicaciones afectadas para planificar las fechas posibles en que se realizarán las adaptaciones/cambio? ¿Ha evaluado los posibles costes del cambio?		Las empresas de informática empiezan a estar saturadas de demanda de servicios dada la coincidencia de fechas con el problema derivado del año 2000.
5	¿Ha evaluado los posibles costes del cambio?
6	¿Ha determinado un calendario de adaptación de las aplicaciones considerando la necesidad de la existencia de un período de prueba?
7	¿Ha determinado las bases de datos de información histórica que deberá se convertida a euros?		No únicamente se deberán adaptar las aplicaciones sino todas aquellas bases de datos que contengan información histórica necesaria para la gestión de la compañía. Presupuestos, escandallos...

CONTABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN

En este apartado del cuestionario no se pretende evaluar el cumplimiento de las obligaciones contables derivadas de la entrada de España en la eurozona, que se analizarán por separado. Sino que se pretende evaluar el riesgo de que la compañía no pueda cumplir con sus obligaciones contables en euros a partir del 1 de enero del año 2002 y de que las cuentas anuales contengan errores debido a este mismo tema.

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
1	En el caso que se deseen presentar cuentas anuales en euros pero mantener los registros contables en pesetas, ¿se ha determinado a qué nivel de detalle se llevará a cabo la conversión?
2	¿Se ha diseñado el procedimiento a seguir en caso de que alguno de sus clientes requiera la información o factura en euros?
3	¿Se ha diseñado el procedimiento a seguir en caso de que alguno de sus proveedores requiera la información o facture en euros?
4	¿Se han establecido controles administrativos para identificar errores en la contabilización en pesetas de documentos denominados originalmente en euros?

4.3. Cuestionario de cumplimiento de las obligaciones contables

Este cuestionario pretende ser un recordatorio de la normativa contable aprobada el pasado mes de diciembre sobre aspectos contables de la introducción del euro.

La primera parte es aplicable a todas las empresas puesto que contempla aspectos generales como gastos incurridos, provisiones, reestimaciones de vida útil, diferencias de cambio, etc.

La segunda parte es aplicable a aquellas empresas que o bien llevan su contabilidad en euros o las que hayan elegido la opción de mantener sus registros contables en pesetas y deseen presentar sus cuentas anuales en euros.

PARTE I

CUESTIÓN		Si/No N/A	COMENTARIOS
VALORACIÓN DE ACTIVOS
1	¿Se ha tenido en cuenta que las diferencias de cambio entre monedas de países participantes en la UEM se entenderán realizadas a 31 de diciembre de 1998? Valorar el caso en que el ejercicio no coincida con el año natural.
2	¿Se han tenido en cuenta las diferencias de cambio positivas no realizadas que se hubieran llevado a resultados por haber considerado que formaban parte de un grupo homogéneo de divisas?
3	¿Se ha considerado la nueva definición de grupo homogéneo de monedas como aquellas que forman parte de la eurozona?
4	¿Se ha revisado el tratamiento contable de las operaciones con contratos financieros de futuros distinguiendo entre aquellos destinados a realizar operaciones especulativas y los destinados a la cobertura de riesgos?
5	¿Se ha revisado el tratamiento contable de los gastos destinados a la implantación del euro? • Gastos del ejercicio • Ampliaciones y mejoras
6	¿Se ha revisado el tratamiento contable de las provisiones creadas para hacer frente a los gastos destinados a la implantación del euro?
7	¿Se ha revisado y recalculado la vida útil de los activos afectados por la llegada del euro? (Por ejemplo, aplicaciones informáticas y hardware que dejará de utilizarse)
INFORMACIÓN A INCLUIR EN LA MEMORIA
8	Planes elaborados para la introducción del euro, estimando sus importes y los plazos para llevarlos a cabo; se indicará, en particular, los compromisos futuros a realizar por la entidad, relativos a inversión a efectuar como consecuencia de la introducción del euro.
9	Cuantificación de las diferencias de cambio derivadas de la introducción del euro, las operaciones más significativas de las que procedan así como los ajustes derivados de la nueva consideración de los grupos homogéneos. Se incluirán los plazos de vencimiento así como las cantidades de las operaciones más significativas.
10	Si la entidad tuviera operaciones o contratos de tipo de cambio respecto a monedas de estado participantes, se señalarán las operaciones más significativas y el tratamiento contable seguido. Se incluirán los plazos de vencimiento así como los importes de las diferencias y las operaciones más significativas, distinguiendo las partidas a cobrar y pagar respectivamente.
11	El importe de los gastos y pérdidas derivados del euro, en particular de las provisiones que pudieran ocasionarse, indicando los criterios empleados para su dotación y su justificación así como los bienes y cuya vida útil se vea afectada, señalando los efectos en la amortización de los mismos.

PARTE II

VALORACIÓN DE ACTIVOS
1	¿Se han registrado correctamente y en las cuentas destinados al efecto las diferencias por redondeo derivadas de la conversión de las cuentas? • Capital • Resto de cuentas
INFORMACIÓN A INCLUIR EN LA MEMORIA
2	¿Se ha incorporado en la memoria en "Bases de presentación" una explicación de la adaptación de las cifras de las cuentas anuales del ejercicio precedente?
3	¿Se ha incorporado en la memoria información sobre las diferencias por redondeo más significativas? En particular se ha de informar de las derivadas de la conversión del capital.
PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS ANUALES
4	Tomada la opción de expresar las cuentas anuales en euros se mantendrá a lo largo del período transitorio salvo en casos excepcionales debidamente justificados en la memoria.
5	¿Se ha procedido a calcular las cifras del ejercicio precedente en euros a fin de facilitar información comparativa de las mismas?

EFECTO 2000

1. INTRODUCCIÓN

El ICAC acaba de publicar dos normas referentes a los efectos sobre las cuentas anuales y sobre los trabajos de auditoría en relación al efecto 2000. Como es sabido, los sistemas informáticos pueden incurrir en errores debido a una incorrecta interpretación de las cifras 00 y/o 99. En algunos casos, las fechas del sistema solo necesitan los dos últimos dígitos dado que tienen como fijos los correspondientes al siglo y milenio (19xx) por tanto al introducir 00 la máquina entenderá que se encuentra en año 1900, o bien que hay un error en la entrada de la fecha y no permitirá trabajar en el sistema. En otros casos, los dígitos 99 corresponden a operaciones particulares, por lo que nos podemos encontrar también con una falta de identificación de la fecha.

2. NORMATIVA PUBLICADA

Resolución de 20 de julio de 1998 del I.C.A.C. sobre la información a incorporar a las cuentas anuales relativa al efecto 2000. BOICAC núm. 34 de julio de 1998. BOE núm. 179 de 28 de julio de 1998.

La presente resolución trata aspectos como contabilización de los costes incurridos, cambio en la vida útil de las instalaciones y aplicaciones informáticas. Se ha de decir que no hay cambios respecto a las normas contables ya establecidas. En todo caso, hemos de considerar la obligatoriedad de incluir, siempre que su efecto sea significativo, las explicaciones referentes a los efectos que produce en la estructura general de la empresa, los costes más significativos, compromisos futuros, planes de actuación, provisiones, aplicaciones y vida útil de los activos afectados y cualquier impacto en la evaluación del principio de empresa en funcionamiento.

Resolución de 24 de julio de 1998 por la que se hace pública la Norma Técnica de Auditoría sobre el efecto 2000. BOICAC núm. 34 de julio de 1998.

El objeto de la presente norma es establecer los criterios de actuación del auditor en relación a sus trabajos de auditoría de cuentas sobre estados financieros que puedan verse afectadas por los problemas informáticos derivados del efecto 2000. En este sentido, la norma trata de:

• Orientar sobre los procedimientos y pruebas de auditoría que los auditores han de llevar a cabo con el fin de obtener evidencia suficiente y adecuada.

• Orientar sobre el efecto que las diferentes circunstancias que se pudiesen presentar en el desarrollo del trabajo de auditoría relativas a esta cuestión deberían tener en el informe de auditoría.

3. LOS ASPECTOS CONTABLES SEGÚN LA RESOLUCIÓN DEL I.C.A.C. DE 20 DE JULIO DE 1998

1. De la lectura de esta resolución, se desprenden ciertos aspectos a considerar en el cierre de los ejercicios 1998 y 1999.

1.a. Los gastos producidos en las empresas como consecuencia del efecto 2000 en las aplicaciones informáticas y otras instalaciones, se imputarán a la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio de su devengo.

1.b. Aquellos gastos que se puedan considerar como mejora, ampliación o renovación de aplicación informática o de otras instalaciones, siguiendo la regulación de las normas de valoración del Plan General de Contabilidad y otras Resoluciones del I.C.A.C., deberán registrarse como más valor del inmovilizado a que correspondan.

1.c. En aquellos casos en que la vida útil remanente de una aplicación informática u otra instalación se vea afectada con motivo del efecto 2000, deberán ajustarse las cuotas de amortización a la vida remanente y a partir del momento en que se conozca, racionalmente, esta situación.

1.d. Por último, decir que estos gastos se registrarán por su naturaleza aunque en el caso de tratarse de importes muy significativos deberán tratarse como gastos extraordinarios en la cuenta de pérdidas y ganancias.

2. Información a incluir en la memoria.

Se creará dentro de los modelos de memoria contenidos en la cuarta parte del Plan General de Contabilidad y siempre que sea significativa, la siguiente información:

2.a. Efectos que produce en la estructura general de la empresa, hechos más significativos y detalles de las incertidumbres que dependan de este cambio. También deberá informarse de los riesgos asegurados.

2.b. Planes de actuación, con estimación de los importes y plazo para llevarlos a cabo.

2.c. Compromisos futuros relativos a inversiones y otras operaciones así como aquellos que ya se hayan llevado a cabo.

2.d. Importe de los gastos y pérdidas debidas a la adecuación de las aplicaciones informáticas y otras instalaciones.

2.e. Provisiones y su justificación.

2.f. Aplicaciones, aquellas cuya vida útil se haya visto afectada.

2.g. Cualquier impacto que este tema pudiese tener sobre la evaluación del principio de empresa en funcionamiento.

4. POSIBLES EFECTOS EN LOS TRABAJOS DE AUDITORÍA

4.1. Efectos en la planificación, ejecución del trabajo y emisión del informe

En relación a la Norma Técnica de Auditoría que como ya hemos comentado aún está en fase de información pública y trata tanto aspectos de la ejecución del trabajo como la influencia que puede tener el efecto 2000 en el informe de auditoría.

1. La responsabilidad del auditor ante el efecto 2000.

La responsabilidad del auditor no es la de asegurarse de que la empresa esté preparada para hacer frente a los cambios necesarios debidos al efecto 2000 pero sí que es su responsabilidad.

a) Conocer el negocio del cliente y por tanto las implicaciones que estas circunstancias pueden tener para la empresa a partir de:

a.1.La determinación de la importancia de los procesos informáticos y su sensibilidad al cambio de fechas.

a.2. El análisis de la naturaleza de los sistemas informáticos clave que generan información contable específica.

b) Evaluar el riesgo de que las cuentas anuales contengan información errónea debido al problema del efecto 2000.

b.1. Riesgo inherente.

b.2. Riesgo de control.

c) Obtener evidencia adecuada y suficiente para basar en ella su opinión, teniendo en cuenta la evaluación de la importancia relativa y el riesgo de auditoría.

En caso de que tengamos que considerar que el riesgo es significativo, deberemos:

c.1. Estudiar el plan de los administradores para controlar el riesgo:

• Si se ha hecho de forma sistemática.

• Si han participado todas las unidades involucradas.

• Si contiene comunicaciones de los proveedores informáticos.

• Habilidades y preparación del personal involucrado.

c.2. Evaluar el posible impacto sobre las cuentas anuales.

c.3. Diseñar procedimientos de auditoría para hacer frente al riesgo.

2. El efecto en el informe de auditoría.

Tampoco pretende esta norma modificar lo ya establecido en las normas técnicas sobre elaboración de informes. Pero el I.C.A.C. opina que conviene hacer mención de algunas de las situaciones con que el auditor pueda encontrarse y el tratamiento que se les ha de dar en función de la importancia relativa:

Situación detectada	Tratamiento del informe
Existencia de errores o incumplimientos de principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en el tratamiento de las cuestiones relativas del efecto 2000.	Opinión con salvedades o desfavorable
Según lo dispuesto en la Norma contable publicada por el I.C.A.C. al respecto y de la que hemos hecho mención anteriormente.	Salvedades por error o incumplimiento
Incertidumbre o limitaciones al alcance por no disponer el auditor de evidencias necesarias en relación al efecto 2000. Ex:	Opinión con salvedades o denegación de opinión.
• Cuando las entidades no posean los suficientes conocimientos técnicos para hacer un análisis detallado y riguroso de sus sistemas.	Limitación de alcance
• Cuando la evidencia sea la propuesta de los administradores pero la magnitud de trabajo a realizar haga imposible que el auditor lleve a cabo a una valoración de la influencia del efecto 2000.	Limitación de alcance Incertidumbre
• Cuando la única evidencia sean las manifestaciones por escrito de los administradores.	Incertidumbre
• Cuando los principales efectos sobre la entidad estén ocasionados por problemas que son externos a la propia entidad y no se pueda tener acceso directo a esta información.
Cuando las explicaciones a la memoria sean suficientes pero se considere convenientemente resaltar la relevancia de esta información	Párrafo de énfasis
En relación al principio de empresa en funcionamiento se ha de considerar:
• Sistemas críticos para el negocio que puedan dejar de ser operativos y no se pueden cambiar o no se puede hacer a tiempo.	Incertidumbre
• Sistemas operativos vinculados a maquinaria que no pueda cambiar o que no se pueda hacer frente al gasto que este cambio supone.
• Proveedores o clientes clave de la entidad.	Incertidumbre
• Empresas que son proveedoras de hardware, software o maquinaria no preparada para hacer frente al efecto 2000 y que hayan de afrontar responsabilidades por este concepto.	Incertidumbre
• Entidades de seguros que puedan ver incrementada su siniestralidad o reclamaciones en ejercicios posteriores por no haber adoptado las medidas necesarias	Incertidumbre

3. Otros aspectos que contempla esta norma son:

La delimitación del trabajo que ha de llevar a cabo para evitar confusiones con la dirección de la entidad en todas las comunicaciones que sobre estos temas se hagan a sus administradores.
En el caso de informes especiales requeridos por cualquier organismo regulador el auditor deberá expresar en un apartado específico los procedimientos llevados a cabo y las debilidades significativas detectadas para que estos organismos puedan llevar a cabo su trabajo de supervisión.

4.2. Cuestionario

Este es un ejemplo de cuestiones que podemos plantear a la empresa para determinar, en la fase preliminar de la auditoría el grado de preparación de ésta en relación al efecto 2000.

No se trata de un cuestionario exhaustivo sino sólo una idea a seguir. El hecho de que alguna de las cuestiones dé un resultado negativo, dará lugar a un estudio más pormenorizado, por otro lado, el hecho de que la respuesta sea positiva.

Personal involucrado

1. Se ha creado algún grupo de trabajo para el estudio y evaluación de los efectos del año 2000 sobre los sistemas de la compañía.

2. ¿ Quién lidera este grupo? ¿Es alguien con el suficiente nivel de responsabilidad?

3. ¿Es un equipo multidisciplinar en el que participan responsables de diferentes departamentos funcionales?

4. ¿Las personas que lo integran tienen el suficiente nivel de conocimiento sobre el tema del año 2000?

Inventario de aplicaciones

5. ¿Se ha llevado a cabo un análisis del impacto del efecto del año 2000 en relación a todas las áreas de la organización incluyendo:

Sistemas financieros, sistemas de gestión, relaciones con clientes y proveedores, sistemas de seguridad informáticas y de acceso, sistemas de producción?

6. ¿Se ha hecho un inventario de las aplicaciones que existen en la empresa incluidas aquellas que están instaladas en los Pc's y las aplicaciones que se están desarrollando que puedan verse afectadas? ¿Se ha hecho una relación de aquellas que son críticas para el funcionamiento de la empresa?

7. ¿Se ha hecho un inventario de los elementos de hardware que puedan verse afectados?

8. ¿Existe documentación de los programas que se han desarrollado en la propia empresa que le permitan comprobar que estarán preparados en el año 2000?

9. En caso de que el software hubiese sido adquirido a terceros, ¿se ha puesto en contacto con los suministradores con el fín de valorar si están preparados para hacer frente a las modificaciones de los programas? ¿Se han revisado los contratos para determinar las responsabilidades y plazos de las actualizaciones? ¿Hay alguna garantía de los programas adquiridos más recientemente?

Análisis del impacto

10. ¿Se ha llevado a cabo, en relación al punto 5, un estudio de los recursos (económicos y de personal) que serán necesarios?

11. ¿Se ha aprobado el presupuesto para llevar a cabo las modificaciones necesarias?

12. ¿Se ha evaluado el impacto de un funcionamiento incorrecto de los sistemas debido al efecto 2000?

13. ¿Se ha evaluado el efecto que puede tener en nuestros proveedores y partes relacionadas?

Plan de actuación

14. Se ha preparado un plan de actuación que asegure que a la fecha del cambio toda la organización está preparada y que incluya:

a) Priorización de los trabajos a realizar.

b) Personal involucrado responsable.

c) Fechas de cumplimiento de cada fase.

d) Supervisión del proyecto y de su cumplimiento.

e) Implantación en otros centros de la empresa, filiales, ...

15. ¿Existe un plan de contingencias que contemple la posibilidad de que alguna de las aplicaciones críticas no funcione correctamente y en el caso de que se dependa de un tercero, se ha previsto este punto en la contratación de servicios?

16. Se ha establecido un período de prueba de las modificaciones. ¿Se ha previsto la posibilidad de hacer pruebas en fechas anteriores de cómo funciona el sistema si considera estar situado en el año 2000?

Seguros y aspectos legales

17. ¿Los riesgos derivados del año 2000 están cubiertos por algún seguro?

18. ¿Existen riesgos legales derivados de la incorrecta adaptación de nuestros sistemas (por ejemplo el caso de proveedores de informática)?

Aspectos contables

19. ¿Se ha incurrido en algún gasto de adaptación al año 2000?

20. ¿Existen aplicaciones, hardware o máquinas cuya vida útil pueda verse afectada?

21. ¿Existen provisiones de gastos en relación al año 2000?

Otros aspectos

22. Fecha de finalización prevista del Plan.

ANEXO A

EJEMPLO DE PÁRRAFO A INCLUIR EN LA CARTA DE ENCARGO

El objeto de una auditoría no es el de asegurar que la sociedad pueda hacer frente a cualquier problema que pueda surgir en relación a operar con euros excepto en la medida que afecten al mantenimiento de los registros contables y a la información que de éstos se desprenda. Adicionalmente, como auditores, no tenemos responsabilidad con relación a las iniciativas que la Sociedad pueda tener a este efecto. Éstas son responsabilidades.

ANEXO B

EJEMPLO DE PÁRRAFO A INCLUIR EN LA CARTA DE MANIFESTACIONES DE LA DIRECCIÓN

Confirmamos que hemos preparado los planes adecuados para hacer frente a los cambios que supondrá la llegada de la moneda única. Que dichos planes son realistas y contemplan la totalidad de las operaciones y sistemas en que intervienen cálculos monetarios que lleva a cabo la sociedad.

Adicionalmente les manifestamos que no hemos detectado en nuestro análisis la posibilidad de situaciones cuyo efecto pudiera generar una incertidumbre sobre la capacidad de la compañía de seguir con sus operaciones.

Por último, confirmamos que los resultados de nuestros análisis y planes se han reflejado debidamente en las cuentas anuales.

ANEXO C

EJEMPLO DE NOTAS A INCLUIR EN LA MEMORIA DE LAS CUENTAS ANUALES
SOBRE ASPECTOS RELACIONADOS CON EL EURO

EJEMPLOS

1. BASES DE PRESENTACIÓN

Los importes correspondientes al ejercicio 199x-1 han sido convertidos a euros con la finalidad de hacerlos comparables con los del ejercicio actual. Para ello se han aplicado a las cifras del ejercicio precedente el tipo de conversión publicado en el Reglamento 2866/98 del Consejo de 31 de diciembre de 1998 y que corresponde a 1 euro = 166,386 pesetas y las reglas de redondeo prevista en la Ley 46/98 de 17 de diciembre en su artículo 11.

Según lo previsto en la normativa vigente, dichos tipos de conversión se han aplicado a los (indicar si la conversión se ha llevado a cabo por cuentas contables, epígrafes, transacciones ..) registrándose las diferencias por redondeo como resultados financieros.

2. PLANES ELABORADOS PARA LA INTRODUCCIÓN DEL EURO

La compañía ha llevado a cabo los estudios y planes pertinentes a efectos de que a 1 de enero del año 2002 esté preparada para operar en euros.

Los planes a que se refiere el párrafo anterior incluyen (indicar los proyectos más significativos) y en particular se refieren a:

Proyecto	Plazo de finalización	Importe pendiente
Sistemas informáticos	mes / año	XX pesetas /euros
Equipos informáticos	mes / año	XX pesetas /euros
Otros bienes de equipo	mes / año	XX pesetas /euros

3.DIFERENCIAS DE CAMBIO

a.- Deudas con entidades de crédito a largo plazo

		Miles de pesetas
Préstamo a pagar en DM		84.760
Préstamo a pagar en US$		12.060
Préstamo en pesetas		132.520
	Total	229.340

Los vencimientos de estas deudas son los siguientes
Año 2000		6.322
Año 2001		91.088
Año 2002		6.322
Año 2003		18.322
Año 2004 y siguientes		107.286
	Total	229.340

El préstamo en DM tiene un vencimiento único en marzo del 2001 y un interés anual del 7%.

El préstamo en US$ tiene un vencimiento único en mayo del 2002 con un interés anual del 8%.

El préstamo en pesetas tiene una garantía hipotecaria del edificio de la sociedad con vencimientos anuales hasta el año 2002 y un interés anual del 6% siendo los dos primeros años de carencia.

Los impuestos de las deudas a pagar a largo plazo en moneda extranjera se han convertido a pesetas de acuerdo con la norma de valoración 14 del Plan General de Contabilidad, habiéndose aplicado para el préstamo en DM el tipo de cambio irrevocable fijado como consecuencia de la introducción del euro y el tipo de cotización a 31 de diciembre de 1998. En cuanto al préstamo en US$, como consecuencia de la fijación del tipo de cambio irrevocable, se ha producido una diferencia de cambio positiva de 240 (miles de pesetas) en el importe a pagar del préstamo en marcos que se considera realizada y consecuentemente se ha contabilizado el ingreso financiero por diferencias de cambio a 31 de diciembre de 1998, mientras que la diferencia positiva de 540 (millones de pesetas) en el importe a pagar del préstamo en US$ se considera no realizada y se ha registrado como un ingreso a distribuir en ejercicios futuros.